En nuestra vida diaria estamos constantemente controlando y midiendo todo lo que hacemos: horarios, tareas a realizar, dietas alimenticias, actividades deportivas, llamadas de teléfono, compras, etc. Son un sinfín de acciones que llevamos a cabo casi sin darnos cuenta, pero sobre las que, en mayor o menor medida, tenemos cierto control.
Por este motivo, y trasladándolo a nuestra actividad y, en este caso, a nuestra ferretería, debemos poder controlar todo lo que pasa y lo que pasará. A este tipo de control lo denominamos CTA (Control Total de la Actividad). En esta definición se incluye todo lo que hay que saber y hacer para tener control absoluto, igual que ocurre en nuestra vida personal. Si cocinamos un filete, sabemos el tiempo exacto que debe estar en la plancha; del mismo modo, deberíamos poder precisar en nuestra ferretería las tareas y los tiempos de cada acción.
Del orden personal al orden empresarial: el CTA como método de trabajo
El problema es que, en la mayoría de las ocasiones, no disponemos de un control tan preciso como el de cocinar un filete, porque el día a día de nuestra actividad no nos deja planificar ni los tiempos ni la jornada. En cambio, en nuestra vida personal sí seguimos una metodología rutinaria: levantarse, ducharse, lavarse los dientes, vestirse, desayunar, prepararse para salir al trabajo… Todo bajo control.
En la ferretería, en cambio, disponer del CTA nos resulta más complicado, no porque no pongamos interés, sino porque los imprevistos nos obligan a dejar tareas a medias para atender otras más urgentes. Pero siguiendo el ejemplo de la vida personal: por norma general, no te vistes antes de ducharte, porque hay un orden lógico. Lo mismo debería ocurrir en nuestra actividad profesional.
Aplicar el CTA es una obligación, ya que no controlar la actividad genera costes económicos y problemas de gestión. Para disponer de este control debemos aplicar técnicas sencillas, pero sobre todo ser constantes. Sin constancia no funciona nada, y menos aún el Control Total de la Actividad.
No podemos planificar y hacer seguimiento solo los días que luce el sol o cuando gana nuestro equipo de fútbol. Debe ser un proceso permanente en el que todo el personal esté implicado cada día y en cada momento. No puede hacerse hoy sí y mañana no, porque el control se pierde por completo.
La metodología para conseguir el CTA consiste en saber cada día qué debemos hacer y, sobre todo, por qué. El “por qué” es tan importante como la propia acción. Antes de dar una orden a un empleado o colaborador debemos tener claro qué queremos obtener con ella. Tener bajo control acciones que no aportan nada es negativo e incluso contraproducente, ya que obliga al personal a realizar tareas poco relevantes antes que las verdaderamente importantes.
Acciones inmediatas vs tareas programables: el mapa real del control
¿Cuántas veces nuestros empleados nos preguntan “¿y para qué?” o “¿por qué esto ahora?” y respondemos de manera imprecisa, porque ni siquiera nosotros sabemos qué buscamos con esa tarea? También es común improvisar cuando nos preguntan “¿qué puedo hacer?”, y contestar con acciones sin relevancia: reponer un artículo o cambiar productos de sitio. Esto genera una sensación de falta de importancia sobre las tareas diarias, y por ello es fundamental saber por qué damos cada orden.
En el CTA debemos diferenciar dos grupos de acciones: las que requieren ejecución inmediata y las que se pueden aplazar. Si mezclamos ambos grupos, generamos conflictos en la gestión y en el CTA. Por ello, es esencial delimitar bien estos dos niveles.
Para aplicar el control total de la actividad debemos listar todas las tareas necesarias para el funcionamiento de la ferretería: quién cierra la puerta, quién enciende la iluminación, quién activa las cámaras de seguridad, quién repone productos, quién recepciona mercancía…
Todo debe estar detallado y definido para poder estar bajo control. Y no vale decir que no sabemos qué detallar si llevamos años haciendo lo mismo; precisamente esa rutina diaria es la que debemos clasificar entre lo imprescindible (como abrir la puerta o encender la luz) y lo que puede ser programado (reponer, inventariar, revisar precios, etc.).
Disponer del CTA es una necesidad permanente. De ello depende que la gestión funcione y que no se generen problemas adicionales a los ya habituales e imprevisibles: un día con demasiados clientes, todos buscando el mismo producto que no tenemos, o cualquier otro contratiempo diario. Todo ello aumenta la presión que ya supone abrir la ferretería cada mañana.
Por eso es tan importante disponer de un CTA y de una estrategia clara para conseguirlo. No sirve dejarlo para mañana, ni pensar que el tiempo lo resolverá por sí solo. Todo lo contrario: a los problemas hay que buscarles solución. Debemos afrontar los retos que nos plantea la actividad ferretera aplicando el Control Total de la Actividad.
Sugerencias y comentarios
- El CTA es una herramienta necesaria y efectiva, debemos de saber en todo momento lo que hay que hacer y por qué.
- Planificar nuestras acciones nos facilita el poder llevarlas a cabo.
- Si perdemos el control de la actividad es como conducir un coche sin volante el riesgo a accidentes está asegurado.
- Controlar nuestra actividad es una obligación, ya que nos ayuda a reducir y hasta a eliminar los problemas
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
