Como todos sabemos, lo único que no podemos comprar ni almacenar es el tiempo. Una vez se consume, no vuelve, y empezamos a gastar otro. Por este motivo, a lo largo de la historia y también hoy en día, ha sido una gran preocupación aprender a sacar el máximo partido y rendimiento a nuestro tiempo, ya que es un recurso único.
En nuestra actividad empresarial y laboral diaria, gestionar bien el tiempo es fundamental. Como no podemos guardarlo ni almacenarlo, lo que sí podemos hacer es planificar mejor el tiempo disponible y decidir en qué emplearlo y cuándo, evitando así malgastarlo.
Nuestro día a día suele convertirse en una rutina en la que repetimos las mismas acciones sin parar, lo que a menudo nos impide ver con claridad qué hacemos bien y qué hacemos mal. Aquí entra en juego la correcta dedicación de tiempo a cada tarea: si no se analiza, se pierden miles —o mejor dicho, millones— de minutos y horas en actividades innecesarias. La suma de todo este tiempo mal empleado puede, en muchos casos, marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una empresa. El tiempo tiene un doble coste: el de perderlo y el de no aplicarlo en las tareas realmente importantes para nuestra ferretería.
Ocho factores que nos hacen perder el tiempo
La lista de en qué se pierde tiempo en una ferretería incluye:
- Ubicación y recolocación. Colocar correctamente los productos fuera de lugar es una tarea habitual, tanto en la sala de ventas como en el almacén. La falta de planificación y de sistemas hace que el tiempo empleado sea alarmante. Además, la escasez de espacio multiplica el tiempo necesario, volviendo más pesada una labor que es clave. Si se pospone, puede llegar a requerir seis o siete veces más tiempo del habitual.
- Reposición constante de productos. Es una de las tareas que más tiempo consume. Los sistemas utilizados no suelen estar diseñados para optimizar los procesos, por lo que se empieza a reponer, se interrumpe para atender clientes o realizar otras tareas, y así continuamente. Es un ciclo inconstante: se sabe cuándo empieza, pero nunca cuándo se termina.
- Aprovisionamiento de artículos. No disponer de un inventario preciso para aplicar un sistema de punto de pedido automático obliga a realizar pedidos manualmente. Esto genera inseguridad e imprecisión, además de pérdida de tiempo, ya que hay que comprobar físicamente el stock. Es una acumulación de minutos inútiles que, además, aumenta el riesgo de errores.
- Los presupuestos. Es un proceso complejo por dos factores: la falta de tiempo y la ausencia de información suficiente. Esto provoca retrasos en la entrega al cliente y contenidos imprecisos por las prisas. A menudo, cuando se entrega el presupuesto, ya es demasiado tarde y el cliente ha optado por otra ferretería. Hacer presupuestos bien y a tiempo requiere dedicar tiempo.
- Aplicar y controlar los precios. Cada día hay cambios de tarifas que deben aplicarse para no perder márgenes. Sin embargo, en muchas ferreterías esta labor depende de una sola persona y se hace de forma muy personalizada. Con el constante movimiento de precios, mantenerlos actualizados consume un tiempo del que no siempre se dispone.
- Atención a comerciales de fabricantes. La cantidad de visitas diarias, tanto de comerciales relevantes como irrelevantes, es muy alta. Esto genera varios problemas: falta de tiempo para atenderlos, tensión al tener que compaginar clientes y comerciales esperando, y además la necesidad de dedicar tiempo personal —como a la hora de comer o tras el cierre— a estas visitas. Es necesario reducirlas y organizarlas mejor.
- Improvisación constante. Es una de las mayores causas de pérdida de tiempo. La falta de sistemas de gestión y procedimientos claros genera improvisaciones continuas: dónde colocar una marca, cómo hacer un presupuesto, cómo fijar un precio, cómo hacer un pedido o cómo organizar los productos. Esta falta de sistematización consume muchos recursos y es común en la mayoría de ferreterías.
- El ERP. Muchos negocios disponen de un programa informático para facturar y contabilizar, pero alrededor del 54% de los ferreteros no sabe usarlo correctamente, lo que les hace perder tiempo. Además, en aproximadamente el 68% de los casos, el software no se ajusta a las necesidades reales de la empresa. Esto obliga a invertir más tiempo de lo necesario. Es fundamental mejorar la formación y, en algunos casos, cambiar a un ERP adecuado al volumen y actividad.
Podría enumerar muchos más factores que nos hacen perder tiempo, pero estos ocho son los más comunes y a los que menos atención se les presta. Es una problemática constante y muy similar en la mayoría de ferreterías con las que trabajo como consultor. Son problemas reales que requieren reflexión sobre el enorme valor del tiempo y los millones de minutos que desperdiciamos a diario y que nunca recuperaremos.
Solemos pensar que siempre habrá más tiempo, pero no es así. Hay que sacar el máximo provecho a lo que hacemos hoy, sin dejarlo para mañana, porque no sabemos si dispondremos de ese tiempo. Valoremos el tiempo como merece: el nuestro, el de nuestros empleados y el de nuestros clientes.
Sugerencias y comentarios
- El tiempo no se puede guardar ni almacenar; una vez se consume, no se recupera.
- La organización y la sistematización de los procesos son fundamentales para no malgastar el tiempo.
- En las ferreterías, los porcentajes de pérdida de tiempo son muy altos y constantes.
- Si se conociera el verdadero coste que supone la pérdida diaria de tiempo de todos los empleados, se aplicarían soluciones de inmediato.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
