Es una palabra muy común y de uso cotidiano, pero se complica cuando se utiliza dentro de las definiciones ferreteras. Si se emplea con frecuencia y sin un orden ni coherencia, puede generar un problema complejo. La Real Academia Española define la palabra “varios” como “diverso” o “diferente”, “algunos sin precisar”.
Esta indefinición es precisamente el origen del problema en el sector ferretero, donde se usa para múltiples situaciones, con consecuencias significativas: “varios proveedores”, “varios clientes”, “varios empleados”, “varios precios”, “varios artículos”, “varios descuentos”, entre otros. Una larga lista de “varios” que no aportan información concreta, pero que agrupan datos de manera imprecisa, generando confusión y dificultando la gestión.
El problema del “varios” en la gestión ferretera
Es habitual que, al dar de alta un artículo en una ferretería sin conocer con precisión a qué familia o subfamilia pertenece, termine en “artículos varios”. De la misma manera, cuando no se registran correctamente los datos de un cliente, se recurre a “clientes varios”. Al analizar el cierre de mes, la categoría de “ventas varias” se convierte en un recurso habitual para tratar de entender qué se ha vendido y a quién. Así, el término “varios” se convierte en una solución momentánea para clasificar información de manera rápida, pero con efectos negativos a largo plazo.
En el sector ferretero, también existen prácticas similares al uso del término “varios”, como los llamados códigos abiertos, utilizados para agrupar datos que no se han gestionado adecuadamente. Aunque estos sistemas asignan un número o un nombre a los elementos clasificados de forma imprecisa, el resultado sigue siendo poco recomendable. Son herramientas generalizadas para hacer pedidos de “clientes varios” a “proveedores varios”, lo que puede generar ineficiencias en la gestión.
Para evitar conflictos y pérdida de tiempo, es fundamental realizar correctamente todas las acciones desde el principio. Clasificar adecuadamente la información desde el inicio facilita su control y seguimiento, permitiendo una mejor organización de productos, clientes y proveedores. No establecer estas clasificaciones puede derivar en registros desordenados y en la imposibilidad de obtener información clave para la gestión de compras, ventas y entregas.
El uso indiscriminado de la categoría “varios” no debe verse como una solución rápida, sino como un problema que afecta la operatividad. Es esencial trabajar en los inicios de cualquier acción, catalogando, numerando y definiendo correctamente los datos. Esto permitirá generar información precisa sobre las ventas, los clientes y la operativa general del negocio.
Consecuencias de una clasificación imprecisa
Cuando no se realiza un correcto registro inicial, el tiempo invertido en corregir errores puede incrementarse en más de un 60 %. Un ejemplo común es la generación de un pedido sin completar los datos del cliente. Si no se recogen correctamente todos los detalles, como la dirección exacta de entrega, el repartidor puede encontrarse con la imposibilidad de realizar la entrega. Esto genera llamadas innecesarias entre la oficina y el cliente, retrasos y pérdida de tiempo. Este tipo de situaciones no son aisladas, sino que se repiten con frecuencia, afectando la eficiencia y generando frustración tanto en el equipo de trabajo como en los clientes.
En muchos casos, la falta de rigor en el registro de información se debe a malos hábitos dentro de la empresa. Si la dirección no establece un procedimiento claro, los empleados tienden a replicar estas prácticas, creyendo que es una forma válida de trabajar. Sin embargo, este método conlleva errores operativos que podrían evitarse con la implementación de normas efectivas.
Cómo evitar el uso de “varios” y mejorar la gestión
Para reducir o eliminar el uso de “varios” como solución a acciones incompletas, es recomendable seguir una serie de reglas:
- Identificación y ubicación: Todo debe contar con una referencia clara, una ubicación definida y un historial accesible.
- Actuar en el momento adecuado: No posponer tareas que pueden realizarse de inmediato. La organización desde el inicio evita problemas futuros.
- Registro detallado de la información: Contar con datos completos sobre pedidos, clientes y entregas. Aspectos como dirección, horario de entrega y condiciones especiales deben estar correctamente documentados.
- Documentar cada acción: Registrar información relevante facilita el trabajo del equipo y mejora la toma de decisiones.
- Precisión antes que rapidez: Es preferible incluir detalles adicionales que dejar información incompleta, lo que generaría pérdida de tiempo posteriormente.
- Finalizar cada acción correctamente: Dejar tareas a medias genera incertidumbre y retrabajo.
- Estructurar la información de manera eficiente: Establecer procesos claros para almacenar y recuperar datos de manera ordenada.
Establecer estas normas como un procedimiento de obligado cumplimiento permitirá mejorar la gestión operativa y evitar la acumulación de información imprecisa bajo la categoría de “varios”.
Sugerencias y Comentarios:
- No es recomendable utilizar el “varios” como sistema en nuestra ferretería.
- Antes de definir una venta, un cliente o un producto con el calificativo de “varios”, se debe localizar toda la información para situarlo o clasificarlo donde le corresponde.
- El utilizar el “varios” para todo y como norma es un problema acumulativo y muy complejo de solventar.
- Aplicar la fórmula de todo a “varios” puede llegar a suponer más de un 60 % trabajo que hacerlo de la forma correcta inicialmente.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
