La organización y la precisión en la información dentro de una ferretería son aspectos fundamentales. Sin embargo, curiosamente, a un elemento tan importante como es el alta de un artículo no se le dedica ni el tiempo ni la atención que requiere. Hoy en día, disponemos de multitud de sistemas y herramientas que permiten que este proceso sea rápido y eficiente.
Aun así, sigue habiendo muchos ferreteros que no valoran la importancia de dar de alta correctamente un producto bajo un formato estandarizado, que incluya todos los datos necesarios: precio, descripción, características, proveedor, entre otros.
Un formato común para evitar el caos
Históricamente, dar de alta un producto ha sido una tarea pendiente en muchos establecimientos. No se le dedica el tiempo necesario ni se le reconoce su impacto directo en la rentabilidad y en la calidad de la información. Y lo cierto es que, con un poco de rigor, cuesta lo mismo hacerlo bien que hacerlo mal. La clave está en establecer un protocolo sistemático que garantice que el alta se realice siempre de la misma manera, utilizando un formato y un orden unificados.
Hoy contamos con numerosas plataformas y bases de datos que ya contienen estos datos, aportados directamente por los proveedores. Incluso existen empresas especializadas que ofrecen estos formatos enriquecidos, con elementos como fotografías del producto en distintos tamaños y resoluciones.
¿Qué datos debe contener un alta de producto?
Pero si nos centramos en lo esencial, es fundamental definir un patrón mínimo que recoja los datos clave para una gestión eficaz. Algunos de estos datos imprescindibles serían:
- Código de barras.
- Código del producto del proveedor.
- Código interno.
- Nombre del proveedor.
- Descripción.
- Color.
- Medidas.
- Acabados.
- Unidad de compra/venta (kilos, metros, litros, etc.).
- Precio.
- Descuentos.
- Otros datos adicionales.
- Fotografía.
- Enlace a base de datos o web.
Contar con esta información en un formato claro y normalizado permite que todos los productos se den de alta con una estructura informativa común. De esta forma, cualquier dato registrado facilita la localización del producto en el futuro.
Las herramientas para dar de alta productos son muchas y muy buenas. Pero lo más importante es tomar conciencia de la necesidad de hacerlo bien desde el primer momento, y esto comienza al generar el pedido de un artículo no registrado. Si en ese instante utilizamos lo recomendable —una propuesta de pedido que ya contenga toda la información necesaria— evitaremos tener que improvisar cuando se reciba el producto, momento en el que habitualmente hay prisas y falta de recursos para gestionarlo correctamente.
Es fundamental realizar bien este trabajo desde el minuto cero. La propuesta de pedido debería incluir todos los datos, y al contar con la factura proforma, podremos verificar la calidad y cantidad del artículo al recibirlo. Esto permite que dicho documento sea válido también a nivel administrativo, ya que coincidirá con la factura final del proveedor, eliminando así pasos intermedios entre personas y departamentos, y aumentando la precisión.
La improvisación, el peor enemigo de tu almacén
Otro de los problemas habituales es que, en muchas ferreterías, por falta de tiempo o de personal cualificado, se delega esta labor administrativa-comercial en la persona menos adecuada. Esta, al no valorar la tarea, la realiza con desgana, como si fuera un castigo. Sin embargo, sin esta información no se puede ni comprar ni vender. Esta labor administrativa es la base de nuestra actividad comercial, y no debería infravalorarse.
El resultado de esta falta de organización es que, al recibir el producto, hay que improvisar: buscar precios, descuentos, descripciones… y hacerlo todo deprisa porque se necesita poner el artículo en venta cuanto antes. Esta situación, que se da en el 66 % de las ferreterías, genera un ciclo constante de improvisación en aspectos fundamentales del negocio.
Debemos mentalizarnos: es mejor hacer el trabajo con antelación y tranquilidad que a última hora, con prisas y bajo presión. En estos pequeños detalles se distingue al ferretero que sabe cómo mejorar su gestión y evitar errores que, en muchos casos, se traducen en pérdidas económicas. Si no normalizamos aspectos tan elementales como este, difícilmente podremos avanzar.
Hoy disponemos de mucha información accesible; sólo necesitamos la voluntad de hacer bien las cosas y dedicar el tiempo necesario. La improvisación no es una estrategia válida. Tampoco lo es confiar en que “todo está en la cabeza” de alguien. No podemos dejar todo para el último momento, ni podemos justificar que se hace mal porque no sabemos hacerlo bien. Si ese es el caso, preguntemos o pidamos ayuda a un profesional.
No debemos repetir el error de dejar todo para mañana. Si seguimos así, mañana volveremos a hacer lo mismo, y pasado mañana también. No hay ninguna razón lógica que impida mejorar, salvo la falta de voluntad para cambiar. Trabajar con prisas y bajo presión no nos hace más eficientes: al contrario, nos perjudica. No sólo perdemos dinero, también generamos una cadena de tensión constante dentro de la empresa, donde parece que lo importante no es hacerlo bien, sino simplemente hacerlo rápido.
En definitiva, hoy contamos con una enorme variedad de información y recursos. Si no los aprovechamos, mañana volveremos a enfrentarnos a los mismos errores. Cambiar está en nuestras manos.
Sugerencias y Comentarios:
- Codificar y dar de alta correctamente un producto es necesario y de vital importancia.
- Dejar el inicio del proceso para cuando llegue el producto nos va suponer hacerlo con prisa y es un error.
- Si no encontramos tiempo para hacer bien una tarea que forma parte de nuestro día a día, quizá debamos reflexionar sobre en qué estamos fallando como ferretería.
- Dar de alta los productos y su mantenimiento no es un castigo como actividad, sino todo lo contrario, es una de las primeras necesidades, muy importante, para nuestra ferretería.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
