Como todos sabemos, la información es poder y, como tal, se debe utilizar adecuadamente; es necesaria para la gestión y la optimización de nuestra ferretería. Uno de los puntos más importantes es la calidad de dicha información, que en muchas ocasiones no es correcta. Esto genera problemas de desconfianza y, a su vez, un proceso de dejadez y desinterés, por disponer y no saber tratar todos estos datos que se disponen.
Muchas ferreterías creen que contar y analizar esta información es para grandes empresas y que no es necesario para el pequeño o mediano. Y es todo lo contrario. Los más pequeños, si quieren crecer en facturación y en beneficios, deben estar y seguir aún más el día a día de la actividad. Confundiendo en muchas ocasiones que disponer de información y datos sólo se refiere a datos contables, cuando es todo lo contrario; la información debe ser total y se debe conocer hasta el dato más insignificante de nuestra actividad comercial y empresarial.
Una de las claves para una correcta gestión del análisis es dar la importancia que tiene todo lo que compone nuestra ferretería y debemos conocer. Es muy importante poder dedicar tiempo a esta acción de análisis como si fuera hacer una venta o cualquier otra actividad que desarrollamos en nuestra ferretería.
Las seis claves para un correcto análisis, de algunas de ellas, son las siguientes:
- Debemos fijar un listado o puntos de temas de interés para su seguimiento. En este listado deben figurar los puntos principales para una correcta gestión del día a día de la actividad, de todas las áreas, departamentos o secciones que se requieran. Estos puntos pueden ser datos sobre facturación, rotación de productos, márgenes de las ventas, importe de los inventarios, gastos de personal, cifra de compra a proveedores, bajas del personal y turnos de trabajo, número de clientes por día y operaciones efectuadas, etc. La lista puede ser tan completa como se quiera o se requiera, ya que en cada establecimiento y empresa los niveles de información y seguimiento los establece cada uno según sus necesidades.
- Hay que fijar unos parámetros sobre las fechas en las que se deben disponer los datos para su análisis y seguimiento, no debiendo ser necesariamente al cierre de un mes o un trimestre, sino cuando se requieran. Por ejemplo, el seguimiento de las ventas, la composición de las mismas, así como los márgenes medios que se obtienen, es un dato que debemos conocer a diario para así poder actuar con agilidad, corregir lo que no funcione y poder saber qué estamos haciendo mal. Si no se alcanza la cifra de venta que debemos alcanzar, si esta acción la controlamos al cierre del mes, no podremos hacer nada para cambiar este mal resultado a mes vencido. También debemos llevar al día la composición de las ventas, analizando qué nos compran y por qué, ya que podemos vender muchas unidades de un artículo que por error está a bajo coste o con un margen muy pequeño y los clientes se dan cuenta y compran más. De esta forma podríamos perder dinero. Conocer los márgenes medios diarios de la actividad nos ayuda a poder ajustar nuestra rentabilidad viendo qué nos compran y qué no. Es muy importante este seguimiento, ya que de él dependen muchos aspectos y uno de ellos es saber qué se vende y por qué se vende.
- Hay que especificar y seleccionar muy bien las fuentes de donde se obtiene la información, para que sean precisas y, lo más importante, constantes e iguales. Si no se obtienen de la misma forma y de la misma fuente, en muchas ocasiones estos datos cambian y nos pueden generar confusiones en la toma de decisiones de mucha importancia. Hay que clasificar y agrupar las fuentes de información y datos por grupos para una mayor agilidad en conseguirlos y también en la forma como se transfieran para su análisis; en la actualidad, con los programas de software, facilitan miles de inputs y KPIs necesarios.
- La importancia de toda la información que se obtiene y su orden. Hemos comentado que la información es poder, pero también el exceso de datos es malo, ya que nos satura y hasta nos confunde. Por este motivo, debemos ajustar la cantidad de información que vamos a necesitar y a manejar. Y aquí sí que hay que hacer un listado de todos los puntos a observar, con qué nivel y control queremos llevarlo a cabo en nuestra ferretería.
- El tiempo y la dedicación para poder controlar y analizar esta información es muy importante. No podemos ver de cualquier forma estos datos; hay que bloquear unos días y unas horas para dedicarlo únicamente a estudiar cómo vamos en todos los aspectos. Será muy negativo no dedicarle el tiempo que requiere esta lectura y análisis de la información. Tampoco podemos dejar transcurrir el tiempo, ya que si la información no es actual, las decisiones que se puedan aplicar son innecesarias o poco efectivas, no pudiendo hacer nada para mejorar o cambiar los resultados. Hace falta bloquear tiempo a la semana para los temas diarios de los análisis. Otros aspectos para tener en cuenta es saber si esta información debe ser analizada por una o varias personas; esto dependerá del grado de confianza que se tiene con el personal o el equipo de dirección, al visualizar información sobre costes, ventas, márgenes, etc.
- ¿De qué departamentos o secciones requerimos disponer de datos para analizar? Esta claro que debería ser de todos, pero no cada día son necesarios. Debemos planificar muy bien la información que requerimos y cuando debemos disponer de ella, así como el tipo. Hay unos grandes bloques como son la contabilidad; debemos conocer nuestros gastos y, lo más importante, no sólo el gasto general, sino por departamentos, para llevar un mejor control y análisis (saber cuántos recursos de personal tenemos en una sección y compararla con sus ventas y su margen, etc.). En la gestión del punto de venta hay que saber qué nos aporta cada sección en cifra, venta y margen.
Debemos separar los canales por la sala de venta, la red de ventas si se dispone, la venta online si se utiliza este medio, u otros. Sobre los stocks y su rotación, es de vital importancia conocer este dato y su seguimiento, así como las compras, la rentabilidad que nos aporta cada proveedor, etc. La lista de datos es infinita, pero sólo debemos requerir la que vamos a utilizar.
Si no sabemos qué necesitamos conocer, ya que hay muchos números y ratios que podemos no entender, podemos pedir consejo a un consultor especializado en optimización y estrategia del punto de venta de ferretería, que les diseñará una parrilla de datos básicos para una correcta gestión del negocio con la exposición de los datos y los parámetros en los cuales debe estar. Esto ayuda muchísimo, porque si tenemos una base idónea de todos los datos y podemos compararlos con los datos reales que tenemos, nos facilita la toma de decisiones. Por este motivo, y por la importancia que tiene este tema si no lo sabemos hacer, lo mejor es pedir ayuda.
Conocer el día a día de nuestra ferretería en todo lo que le ocurre no es una obligación, sino una necesidad; el poder dedicar tiempo para ver cómo vamos y qué hacemos bien y mal es también necesario. Así podremos aplicar acciones en el momento correcto y no hacerlo tarde, cuando no haya nada que hacer.
Sugerencias y comentarios:
- La información es poder y debemos contar con la máxima cantidad y calidad de esta.
- Establecer un sistema de días y tiempo a dedicar para el análisis de nuestra ferretería no es una obligación, es totalmente necesario.
- No querer saber lo que nos pasa, sea malo o bueno, no es la solución, es lo peor que podemos hacer por nuestra empresa.
- Sin una correcta información no se pueden tomar decisiones sobre qué hacer y cómo hacerlo.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
