La teoría del 5W2H, concebida por Lasswell en 1979, es muy práctica y eficiente y también se puede trasladar al sector ferretero para definir mejor los proyectos y acciones del día a día.
Esta teoría se erige como una herramienta práctica y esencial que ha sido adoptada por miles de empresas en todo el mundo. Sin embargo, su implementación en el sector ferretero aún no ha alcanzado su máximo potencial, a pesar de los notables beneficios que puede aportar.
Los establecimientos de ferretería que lo usan como una herramienta más en la gestión de la actividad obtienen grandes resultados. No obstante, nuestro sector es muy tradicional a nivel de gestión de la actividad, ya que, salvo algunas empresas, el resto trabajan con sistemas muy convencionales y repetitivos, sin probar nuevas ideas en los procedimientos o en la gestión del punto de venta.
Con la fórmula 5W2H, se resuelven dudas que pueden surgir antes de llevar a cabo cualquier acción en un proyecto u orden de trabajo.
Teoría 5W2H: en qué consiste
Esta teoría se basa en la formulación de siete preguntas clave antes de empezar cualquier acción: Qué, Por qué, Dónde, Cuándo, Quién, Cómo y Cuánto.
Estas simples y básicas preguntas nos pueden salvar nuestra actividad, ya que conseguiremos reducir los costes, optimizar mejor los recursos de tiempo, controlar mejor quién lo hace o saber por qué lo hacemos, entre otras dudas que nos surgen.
Vale la pena aplicar esta teoría para conocer y obtener el mayor rendimiento y controlar dese el inicio hasta el fin nuestra actividad. Resulta tan simple que parece mentira que pocas empresas apliquen esta potente herramienta del 5W2H.
Se debe dedicar el tiempo necesario para planificar meticulosamente los trabajos o proyectos que deseamos emprender en nuestra ferretería. La improvisación como norma, y el exceso en la dependencia de nuestra memoria para retener todo en nuestra mente, son prácticas contraproducentes.
Al enfrentarnos diariamente a la presión del día a día, junto con los imprevistos y la carga de trabajo habitual, el descontrol en cualquier ferretería puede resultar considerable, acarreando costos personales y desgaste para nuestro equipo de vendedores.
Hacernos preguntas es crucial
Un ejemplo común que acontece a menudo en la ferretería es cuando suena el timbre de la puerta de recepción debido a que el destino de un camión con palets de productos no está claro. La falta de comunicación previa sobre la llegada de esta cantidad de material, así como quién se encargará de recibirlo y dónde se almacenará, genera incertidumbre y estrés. Esta situación, junto con otros escenarios similares, ilustra la necesidad de una planificación previa y una gestión efectiva.
Al aplicar la técnica de hacerse preguntas cruciales antes de realizar cualquier pedido, como cuántos palets son, cuándo llegarán, quién será responsable de su recepción y qué se hará con ellos, se simplificará enormemente la gestión de este tipo de situaciones.
Esto garantizará un proceso fluido y eficiente, evitando costos adicionales derivados de la improvisación y el desgaste innecesario del equipo de vendedores. Es esencial reconocer que este tipo de desafíos son comunes en el sector, y solo con una planificación adecuada y la aplicación de medidas preventivas se puede evitar su recurrencia.
Este enfoque, con sus preguntas simples, puede ser empleado en todas nuestras actividades con el propósito de lograr resultados exitosos y libres de inconvenientes o sorpresas desagradables. Siempre existe un riesgo de contratiempos o complicaciones, incluso cuando se planifica minuciosamente. Sin embargo, dejar todo al azar aumenta exponencialmente este riesgo, junto con los costos asociados.
Dedicar un tiempo diario para la planificación y comunicar claramente los detalles a todo el equipo es esencial. Sin esta comunicación efectiva, la aplicación de esta técnica carece de sentido. La falta de comunicación es uno de los problemas más comunes que puede generar conflictos y costos elevados, ya que la falta de atención y rigurosidad puede conducir a hablar sin escuchar lo que nos dicen los demás.
En resumen, esta técnica es altamente beneficiosa y fácil de implementar. Requiere simplemente un compromiso diario con la planificación y una comunicación efectiva con todos los involucrados en el proyecto.
Sugerencias y Comentarios:
- Debemos de disponer de tiempo para planificar y saber qué hacer y cómo hacerlo.
- Aplicar la técnica del 5W2H es ideal en cualquier momento y para cualquier situación o problema, ya que nos aportará respuestas y soluciones antes de que ocurran.
- Saber comunicar es parte del éxito de todo plan o estrategia. Hay que hablar y saber escuchar.
- Debemos gestionar y dirigir la ferretería como si fuera cualquier gran empresa, aplicando todas las herramientas o técnicas que nos aporten valor.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
