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Mejorar el punto de venta

La proporción ideal entre sala de ventas y almacén

No existe una regla exacta para fijar la proporcionalidad entre el espacio de almacén y la sala de ventas. Pero sí que hay una serie de indicadores que nos darán una idea bastante clara de lo que debe representar el almacén sobre los metros cuadrados de tienda.

Está clara la función de cada uno de los espacios, pero no lo es tanto cuál debe ser la relación en el espacio que se dedica a cada uno de ellos. Una mala proporción, acompañada de una mala gestión y planificación logística, puede generar pérdida de ventas y hasta el caos en nuestra ferretería.

La recepción del producto, su entrada administrativa, la recolocación y ubicación de los stocks en su lugar de almacenaje, la separación de los pedidos de los clientes, la preparación de los artículos para su reposición en el lineal, etc., son algunas de las actividades diarias del almacén y se suelen realizar dentro del mismo espacio.

Si no se tienen en cuenta todas estas necesidades y tareas habituales, nos encontramos con un problema, que puede afectar de varias maneras:

  • Ralentización de la venta por falta de artículos.
  • No dar entrada correcta a los productos por falta de espacio.
  • Pérdida de tiempo en la localización de los productos, al tener que mover cajas para acceder a ellos.
  • Riesgo a sufrir accidentes laborales al no poder trabajar los empleados con plenas garantías, ya que debemos de contar con un espacio para la movilidad y el correcto tránsito de los productos.

Debemos de priorizar el disponer de un espacio mínimo que facilite la movilidad, como mínimo, de un palé con la transpaleta, además de un espacio anexo donde realizar el desembalaje del palé y el recuento de los productos para darles entrada.

También debemos de tener en cuenta que una tienda que no dispone de un mínimo espacio para recepcionar y almacenar algunos productos tiene realmente un problema. Los inconvenientes son muchos e importantes. Lo más recomendable es contar con menos metros cuadrados de sala de venta y algo más de espacio para el almacenaje y la recepción.
Si no tenemos en cuenta estas necesidades en el día a día de la actividad, se colapsan y bloquean espacios de la propia sala de venta. Además, la mayoría de las ferreterías no cuentan con un protocolo de actuación sobre qué hacer y cómo cuando llega material y no se dispone del espacio y los medios para darle entrada y ubicación.

Se ha de tener un almacén, por muy mínimo que sea. En función del espacio que dispongamos en él deberemos de ubicar los stocks de apoyo para la venta de aquellos productos de más rotación y de los proveedores que cuentan con plazos de servicio más largos de los habituales. Lo recomendable es tener un stock de productos que nos debe de dar cobertura a las demandas mínimas que tengamos hasta la recepción del nuevo pedido por parte del proveedor.

En muchas ocasiones, resulta imposible almacenar todo lo necesario. Por este motivo, debemos de conseguir proveedores que dispongan de servicios de entrega muy rápidos y ágiles en la repuesta a nuestras necesidades, ya que, si el proveedor cuenta con esta posibilidad en la entrega, el problema del espacio en nuestro almacén nos afecta mucho menos o puede quedar hasta resuelto.

También ocurre a menudo que se debe de lanzar un segundo pedido mientras estamos a la espera de la entrega del primero para cubrir la falta de almacén, según los (IR) índices de rotación que tengamos, asegurando la venta sin contar con stocks, pudiendo así atender la demanda de los clientes con una garantía de servicio.

Si no disponemos de este espacio para nuestros stocks, la solución consiste en tener proveedores que nos suplan esta falta. Y esto, en muchas ocasiones, genera un sobrecoste en la compra de los productos, que puede oscilar entre el 6 % y el 11 % de media. Aun así, resulta más rentable que contar con un gran stock en el almacén, con lo que supone de coste del espacio que no tenemos, los empleados necesarios, recursos mecánicos para sus almacenajes, etc.

Sin embargo, el sobrecoste no se tiene muy bien asumido y, en muchas ocasiones, solo nos fijamos en el precio. Y deberíamos de analizar lo que significa pagar algo más, si podemos vender el producto frente a no poder venderlo o a tener que reducir espacio de nuestra sala de venta para darlo al almacén, lo que afecta, y mucho, a las ventas. Cuantos más metros cuadros de venta, mayor posibilidad de ventas, al ofertar más a nuestros clientes.

Aunque parezca caro comprar y pagar por un mejor servicio con estos porcentajes, es todo lo contrario: sale barato. Lo pueden comprobar. Si aplicamos el coste de los metros cuadrados de almacén, más los recursos de personal para recepcionar y recolocar, la cantidad de espacio necesario para recibir los pedidos, medios mecánicos para almacenar en altura (como un toro mecánico, estantería de carga, etc.), todo esto y mucho más es necesario y, si contamos con unos proveedores eficientes, podemos reducir nuestra recepción y nuestro almacén a la mínima expresión.

No existe una proporción entre la relación de metros cuadrados de la sala de venta con los metros cuadrados de almacén. La medida más adecuada consiste en contar con un espacio para recepcionar los pedidos, ya que recepcionar por el mismo acceso de los clientes a la tienda y aparcar los paquetes en la misma sala de venta no es lo adecuado ni recomendable. Debemos analizar dónde estamos ubicados dentro de la geografía española, si las agencias de reparto lo hacen a diario y nos es necesario tener stocks para atender las ventas por falta de servicio constante. Si este problema de entrega rápida está solucionado, reducir la zona de almacén, en muchos casos, es recomendable, al ser más importante contar con una sala para la venta que para los stocks.

Disponer del apoyo de alguna cooperativa o central de compras que posibilita las entregas en menor cantidad sin encarecer los costes de entrega también es una de las soluciones. Como conclusión, debemos de intentar contar con un almacén, pero que no nos reste desproporcionadamente metros de la sala de venta.

Sugerencias y comentarios sobre la proporción ideal entre almacén y sala de ventas

  • Debemos guardar un equilibro entre los metros cuadrados de almacén y los de la sala de venta.
  • Realizar un mayor número de pedidos y más reiterativos es una solución intermedia para suplir la falta de almacén.
  • Pagar un sobrecoste para recibir pedidos más constantes y de menos volumen sale a cuenta, aunque nos reste margen.
  • El almacén es tan importante como la sala de ventas y se debe de contar con los dos.

Autor: Antonio Valls

Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro 'F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI'.

Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.

Antonio Valls SystemShop Consulting

SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.

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