Casi siempre, por no decir siempre, en una ferretería hay trabajo que hacer, ya esté atrasado o en preparación. Sin embargo, curiosamente ocurre en muchos establecimientos que, en ciertos momentos del día, aunque parezca mentira, no saben qué hacer.
Es una situación bastante habitual e insólita teniendo en cuenta todo lo que siempre hay por hacer y lo que se puede hacer. ¿Por qué ocurre esto? Ese vacío de no saber qué hacer cuando hay muchísimas tareas pendientes tiene una respuesta muy sencilla: la ausencia de una planificación y sistematización de todo lo que hay que hacer a diario para que la ferretería funcione correctamente.
Parece algo surrealista que habiendo trabajo no se lleve a cabo, y que siendo algunas de estas tareas muy visibles y necesarias —como reponer, etiquetar, ordenar lineales o limpiar— puedan quedar sin hacer, cuando es fácil comprobar si están hechas o no. También se percibe por los comentarios de los clientes, cuando nos dicen que no encuentran un producto en el lineal que quieren comprar, normalmente porque se vende mucho, está en oferta o se ha agotado.
Se necesita planificación y sistematización
Todo lo que necesita nuestra ferretería, tanto a nivel de gestión como en la parte física de los lineales, debe estar preestablecido, incluyendo quién realiza cada tarea.
Si no está el titular o responsable, debe existir siempre un suplente que las lleve a cabo. Además, es necesario saber a qué hora deben realizarse y cuánto tiempo aproximado requieren. También hay que tener claras las prioridades dentro de todo lo que hay que hacer, ya que hay tareas más urgentes o necesarias que otras, o que afectan más al día a día de la actividad.
Por ejemplo: quedarnos sin cambio en la caja genera un problema, ya que impide cobrar con normalidad y ralentiza el paso por caja de los clientes. Otro ejemplo es el cambio diario de precios y etiquetado de productos, ya que, si no se hace correctamente, podemos vender con menos margen o incluso con pérdidas por no aplicar los costes actualizados.
Esta lista es prácticamente infinita y debe realizarse con el máximo rigor para obtener el mejor resultado posible. Para ello, es necesario detallar todo lo que debemos hacer, por departamentos o secciones, y es recomendable añadir un tiempo orientativo para su ejecución. Así podremos planificar la carga de trabajo diaria y ajustarla al total de horas disponibles.
Es ilógico que existan momentos en la ferretería en los que no se sepa qué hacer, diferenciándolos de los momentos de descanso o pausa. Muchas veces se confunden, y aunque hay cosas por hacer, al no saber cuáles o al faltar motivación, nos autojustificamos diciendo que debemos descansar. Descansar es correcto y necesario, pero si anotáramos todas las veces que descansamos sin control o justificación, nos sorprendería la suma de esos tiempos a lo largo del día, ya que es habitual no recordarlos con precisión.
Tres grupo de tareas
Debemos priorizar las tareas en tres grupos: primordiales, secundarias y puntuales. Esta clasificación debe estructurar todo el día a día y la carga de trabajo, para evitar en la medida de lo posible la sensación de no saber qué hacer en la ferretería. La excusa frecuente de “necesito tiempo para pensar” y por eso dejo de hacer tareas, tampoco es la más adecuada. Pensar no debe utilizarse para cubrir tiempos muertos, ya que es una acción importante que también debe tener su momento específico.
A todo esto hay que añadir dos conceptos fundamentales: la lógica y la coherencia. Sin ellos no es posible ejecutar correctamente lo planificado. Por ejemplo, no tiene sentido ponerse a barrer la tienda si está llena de clientes, ni etiquetar productos si hay que preparar un pedido urgente, entre muchos otros casos que no deben confundirse.
Lo que sí está claro es que la expresión “no sé qué hacer en la ferretería” no es real. Siempre hay algo que hacer. Lo que ocurre es que los tiempos muertos son cortos y deben aprovecharse para ejecutar tareas previamente planificadas. Estos momentos deben estar cubiertos con un listado de acciones definido. Si no se sabe qué incluir, es recomendable pedir ayuda a un especialista, que puede aportar cientos de tareas útiles para mejorar el día a día de la ferretería, los clientes y los empleados, reduciendo la presión y las prisas.
Un dato relevante es que aproximadamente el 42 % de las acciones en la ferretería se realizan con urgencia y prisas, precisamente porque no se han planificado correctamente. Este alto porcentaje genera tensión, que puede reducirse con una buena planificación de tareas, aportando calidad de vida, mejor atención al cliente y mayores beneficios, simplemente a través de una lista bien estructurada.
Un ejemplo distinto al sector sería el de un médico que debe operar a un paciente. Este planifica el día y la hora de la intervención, pero antes valida una serie de pruebas como análisis de sangre, radiografías o electrocardiogramas. Todo ello no se hace en tiempos muertos ni de forma improvisada, sino de manera planificada, encadenando cada proceso. De igual forma, los tiempos muertos en la ferretería no deben usarse para hacer lo que se olvidó hacer, sino para ejecutar lo ya previsto.
Reducir las acciones que reducen nuestra productividad
Para optimizar el tiempo y poder hacer más cosas y mejor, es necesario eliminar los llamados “ladrones de tiempo”, es decir, acciones que a diario reducen nuestra productividad. Por ejemplo: llamadas telefónicas largas e innecesarias, atender a comerciales a los que no vamos a comprar, conversaciones extensas con clientes sin necesidad real, o el mal hábito de anotar cosas sin orden, lo que luego impide recordar qué se escribió o dónde.
Esta larga lista de “ladrones de tiempo” provoca que, cuando aparecen momentos libres, no sepamos qué hacer de forma efectiva. Sin embargo, tiempo hay, pero muchas veces se invierte en acciones innecesarias porque la mente no alcanza a gestionar todo lo pendiente. Tenerlo planificado ayuda a trabajar mejor, mantener un mejor estado de ánimo y actitud, y obtener mejores resultados.
Sugerencias y comentarios
- Debemos resolver qué hacer cuando no sabemos qué hacer, ya que nos aportará tranquilidad y beneficios.
- No se trata de estar siempre trabajando, sino de hacer todo lo necesario para el correcto funcionamiento de la ferretería.
- Conocer y planificar las tareas aporta una gran lista de beneficios, simplemente por tener claridad sobre lo que hay que hacer.
- Pensar no debe ser una acción improvisada cuando no sabemos qué hacer en la ferretería, por la importancia que tiene y lo que aporta.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
