Lo más importante antes de lanzarse a la acción o, en el caso que nos ocupa, a la negociación, es tener una idea clara de quiénes somos, dónde estamos, de dónde venimos y a dónde vamos (si se me permite la licencia). Aunque de forma simple hablemos de Contratos de suministro, lo habitual es que la relación contractual entre distribución y proveedor esté regulada por una suma de documentación diversa:
- El Contrato mercantil. Documento principal que resume la base de la relación comercial.
- El Acuerdo comercial o Anexo de Condiciones económicas, donde se resumen descuentos, base del precio, rapeles y aportaciones…
- La Tarifa.
- El Contrato logístico, Convenio de Tránsito, Condiciones logísticas o Cuaderno de suministro. Donde se regulan todos los aspectos y condiciones de entrega de la mercancía.
- Acuerdos específicos de Confidencialidad, Exclusividad, RSC, Protección de datos….
- Otros Anexos: Portal de proveedores, descuentos especiales, un nuevo concepto de rapel o aportación…
- Tablas de descuentos por campaña, folleto o acción comercial con diferentes condiciones por volumen y diferentes fechas de vigencia.
- Comunicaciones entre las partes, en las que se producen modificaciones en la relación contractual. (Por ejemplo: un mail en que se comunica un cambio en la gestión logística o un nuevo procedimiento de comunicación de las incidencias).
Tener toda la documentación organizada
Todos estos documentos, todos, forman EL CONTRATO y, por lo tanto, debemos tenerlos controlados y organizados. Sobre todo, teniendo en cuenta que en cada periodo contractual se producen:
- Modificaciones parciales de las condiciones vigentes (nuevos rápeles, nueva aportación o gestión a realizar…).
- Incorporación de nuevos temas (gestión de los productos en la web, cumplimiento de normativas de nueva aplicación…).
- O ampliaciones (la gestión de datos pasa de ser una Cláusula “anecdótica” al final de los contratos a ser un Anexo contractual de 10 páginas).
Todo esto deja a las partes con un cúmulo de documentos en los que algunas Cláusulas siguen vigentes y otras han sido superadas por acuerdos posteriores. Quien no lleve el debido control y organización de todos estos documentos que conforman los contratos estará sumido en un CAOS. Y esto le hará imposible conocer la RENTABILIDAD REAL DE LA VENTA.
Para llevar el control de su relación les recomiendo
- Elaborar un INVENTARIO de todos los DOCUMENTOS firmados e ir actualizándolo con cada nueva incorporación, identificándolos, por ejemplo, así:
- Tipo de documento (Convenio, Anexo, e-mail…)
- Título y número de páginas.
- Número de documento, si existe.
- Fecha.
- Asunto principal.
- Elaborar un EXTRACTO (en forma de tabla Excel, por ejemplo) de las condiciones principales que constan en cada documento, anotando:
- Ámbito de aplicación (geográfico, enseñas, tiendas, temporada…)
- Acuerdo adquirido: Por ejemplo, pedido mínimo 300€ o descuento por familia…
- Coste: porcentaje, aportación fija, €/palé, €/envío.
- Base de cálculo en el caso de aportaciones %: Cifra de todo el periodo, cifra de una familia, cifra de venta en una campaña…
- Penalizaciones.
Con esta organización y control serán conscientes de TODOS los compromisos adquiridos con la distribución y del estado de la situación, tanto durante el ejercicio como ante una revisión, propuesta de modificación o negociación.
Valorar el impacto de los contratos
Mantener el INVENTARIO y EXTRACTO actualizado nos ayudará a valorar más fácilmente el impacto de un nuevo contrato. Y a ser conscientes de las condiciones anteriores “no superadas” y que, por lo tanto, siguen vigentes.
Porque no olvidemos que el objetivo último de este negocio es ganar dinero y los descuentos generales, por campaña, regionales, por venta por la web, refacturación del coste de transporte, rápeles fijos, rápeles variables, etc., aplican sobre cada euro vendido. Y el resto de las consecuencias económicas (costes de formación, costes de marketing, penalizaciones, etc.) disminuyen el margen de la venta, dejando al final, en muchos casos, un volumen de venta interesante, pero con poca o, lamentablemente, muy poca rentabilidad.
En definitiva: ORGANIZACIÓN PARA TENER RENTABILIDAD.
