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¿Cómo convertir en rentable tu visita a una feria?

Ya puedes adquirir el libro 'F de Ferretería. Manual para la ferretería del siglo XXI' en este enlace: http://blogs.cdecomunicacion.es/f-de-ferreteria-manual-para-la-ferreteria-del-siglo-xxi/ (25 euros, IVA y gastos de envío incluidos). En él se recogen los artículos escritos por Antonio Valls, con las claves para que las tiendas de ferretería evolucionen y se adapten al consumidor actual.

Las ferias son una de las plataformas donde se adquiere el conocimiento, pero están limitadas a un reducido número de personas, ya que no todo el mundo puede disponer del tiempo y los medios para visitar ferias, tanto nacionales como internacionales.

Hoy en día la información fluye en prensa, medios audiovisuales, internet, YouTube, congresos, ferias, etc. La cantidad, la calidad y la facilidad para acceder a la información es mucho más fácil y dinámica que antes.

Lamentablemente, en el caso de las ferias físicas que se celebran en nuestro sector, tanto el número de expositores como el de visitantes se ha visto reducido por una serie de circunstancias –sociales, comerciales, económicas y evolutivas– que las han afectado negativamente.

Aun así, visitar una feria es interesante y positivo, lo que ocurre es que la conducta que mantenemos cuando visitamos alguno de los certámenes que se celebran no es la correcta. La visita a uno de estos certámenes debe contar con un objetivo o un fin a conseguir.

Un porcentaje alto de los visitantes no cuentan con un plan u hoja de ruta de lo que quieren hacer u obtener. Por este motivo, los cinco consejos que se detallan a continuación ayudan a planificar y obtener resultados positivos de la visita a una feria.

1.) Planificar con tiempo y saber elegir quién debe asistir de nuestra empresa.

Hay que planificar la asistencia a una feria, como mínimo, con dos meses de antelación. Es necesario saber previamente los proveedores que asistirán. También se debe elegir quién de la empresa ha de visitar un certamen y debemos saber decir que no al que no debe ir. Es muy común ver grupos de personas de una misma empresa por las ferias y es que, a menudo, por no quedar mal, el propietario se lleva a todo el personal como si fuera una visita escolar. Este es uno de los mayores errores que se comete.

2.) Definir el objetivo de la visita al certamen.

Debemos definir muy claramente cuáles son los objetivos que se quieren obtener al visitar físicamente una feria. H¡ay que relacionar los motivos y ver cómo conseguirlos. Para ello se ha de elaborar una lista de los proveedores que estarán en el certamen y los que queremos ver. También hay que definir entre los que conocemos y los que no: es tan importante ver a unos como los otros.

No hay que olvidar en ningún momento cuál es la finalidad de una feria. No consiste en ir a conocer a fondo un producto, sino todo lo contrario. Es un espacio para ver e iniciar una primera toma de contacto sobre el producto o servicio que se tenga interés para que, posteriormente, pase el delegado o responsable comercial por nuestra ferretería y allí nos exponga con todo detalle las características del producto.

Esta relación de proveedores hay que acompañarla de datos, ya que no es lo mismo visitar un estand, sea por el motivo que sea, con un nuevo proveedor o con uno que ya trabajamos, sin saber qué volumen tenemos, qué buenas o malas experiencias tenemos de él, etc. Se recomienda anotar los nombres y contactos de cada una de las empresas con las que nos interés contactar.

Acudir a una feria física se convierte en una oportunidad para conocer a otras personas que forman parte del equipo comercial de ese proveedor, como el director comercial, por ejemplo, que no suele ir a todos los clientes por falta de tiempo.

3.) El coste de la visita a una feria.

Los costes de la asistencia a un certamen son varios y deben ser contemplados todos. Uno de los primeros, y que a menudo olvidamos, es conseguir la invitación con coste cero para asistir. Este hecho supone uno de los costes extras más normales, al no tener la previsión de pedir y conseguir esta entrada sin coste con antelación. Si disponemos de la antelación comentada anteriormente, el coste del viaje tiene como mínimo la mitad de los gastos finales que tendría si no se planifica. Otro ejemplo. En una reserva de un avión, la diferencia del precio con dos meses de anticipación es casi de un 80 %, sin hablar del riesgo de que se agoten las plazas.

Cuando hablamos de costes, uno al que no se le suele dar importancia es el coste adicional asociado al medio de transporte que se utiliza para desplazarse hasta la feria. Si se decide ir en coche particular, debemos sumar además del combustible, los peajes de autopista y el precio del parking del certamen y el cansancio del conductor, que puede suponer un coste muy alto tras hacer un montón de kilómetros y haber madrugado para la ocasión.

Si se viaja en avión o en tren, si el despslazamiento se planifica con tiempo, suele resultar más barato y seguro que si se viaja en coche particular.

A la hora de reservar el hotel, si se hace con dos meses de anticipación su precio es totalmente distinto que si se reserva en fechas próximas al evento. 

Las comidas es otro coste también incontrolable, ya que todo vale. Con una correcta planificación podemos hacer una ruta gastronómica tanto dentro como fuera de la feria. Uno de los principales motivos por los que no se consumen menús a buen precio disponibles en todos los certámenes es porque la cantidad de gente que va a la misma hora a comer genera unas colas largas y agobiantes. La solución a este problema es sencilla: tratar de comer durante los días de feria entre 30 a 60 minutos antes de cuando va todo el mundo. Siempre hay que intentar ir a comer antes, ya que más tarde los menús a buen precio ya se han agotado. El sobre coste del mal comer en una feria es muy elevado y, sin duda, hay solución que nos permite ajustarnos al presupuesto dispuesto.

4.) Los procedimientos para conseguir los objetivos de la visita.

En primer lugar, hay que conocer los horarios de apertura y cierre del certamen y dividir las horas de que se dispone para visitar la feria entre los puntos u objetivos a conseguir (reuniones, conferencias, comidas, etc.). A cada acción hay que aplicar una estimación de tiempo a emplear y sumar orientativamente. Si el total ya sobrepasa el tiempo que disponemos de presencia a la feria, debemos de restar minutos o realizar menos visitas a algunos de los estands o proveedores. Al margen de los tiempos que hemos estimado, debemos sumar como mínimo un 25 % más, ya que en una feria no estamos solos y hay muchas más personas que quieren lo mismo que nosotros y esto se transforma en tiempo de espera. Recordemos que “el tiempo es oro” y como tal debemos saber ajustarlo y utilizarlo en cosas realmente beneficiosas e interesantes. No podemos ir a visitar a un proveedor a su estand y hablar del tiempo que hace, de cómo ha ido el viaje, etc.

En nuestras visitas debemos ser precisos, si queremos que nos enseñe novedades, hablar de precios, etc., pero no andarse por las ramas, ya que ni el proveedor está ahí para eso ni la programación de la visita es para explicar nuestra vida a un comercial que lo vemos con normalidad. 

Hay que contar con un orden en lo que queremos saber y para ello hay que realizar una especie de hoja de raport con el nombre del proveedor, el contacto, qué queremos y el orden de la visita con la hora. Una buena opción consiste en concretar la visita antes de ir a la feria para que nos puedan atender mejor y así ganar tiempo. En este raport de visita debemos de anotar antes de ir, y también después de la visita, todas las conclusiones o acciones a realizar.

5.) Lo que no debemos hacer.

Hay que tener en cuenta que cuando vamos a una feria representamos a nuestra empresa y la impresión que transmitimos es la que ven de nosotros la empresa o personas con las que estamos hablando.

Una feria no solo consiste en ir a comer y a beber, aunque también hay que hacerlo. Tampoco podemos ir cargados con miles de catálogos que nunca vamos a ver. Es un gran atraso. Si realmente son interesantes, los leeríamos, pero debemos saber que solo consultamos el 18 % de los catálogos o folletos que cogemos en una feria. Si los catálogos o folletos nos los hicieran pagar, no cogeríamos ninguno y ahí vemos la importancia que le damos.

Otro dato importante es que, en las oficinas de los responsables de compras o propietarios de muchas ferreterías, alrededor del 46 % son catálogos, folletos, tarifas, etc., y no nos sirven para nada y lo peor es que no los miramos nunca. Por estos y muchos motivos debemos pensar que no es bueno coleccionar y recoger todo lo que nos encontramos en los estands de la feria. Coger todo lo que nos dan porque nos lo dan y llevarlo encima todo el día para luego no volverlo a mirar nunca no es lógico.

Otra cosa que no se debe hacer nunca en una feria es hablar de temas o comentarios privados, ya que las paredes de un estand son de aire, el espacio que hay en metros cuadrados es muy reducido y todo el mundo escucha lo que estamos diciendo, aunque parece que no se pone atención. 

Dormir por los rincones, salas de conferencias, sofás, etc., no es la imagen que debemos de ofrecer. Aunque la excusa sea la del cansancio, no es la más correcta. 

Las ferias son interesantes

En resumen, una feria es positiva y muy interesante para todo el colectivo que formamos el sector ferretero. Debemos asistir, tanto los proveedores mostrando sus marcas y productos, como los visitantes para saber y conocer las tendencias del mercado. Hay que pensar que todo lo que hagamos por nuestro colectivo es positivo para todos.

Planifiquemos y valoremos a qué feria y cuándo debemos ir y no califiquemos una feria como mala porque no hemos hecho nosotros bien los deberes. Sin duda, obtendremos beneficio de una visita si sabemos a qué vamos y qué plan de trabajo tenemos, pero si vamos solo de paseo que sepamos a lo que vamos.

Asistir a una feria es bueno e interesante para nuestra actividad, ya que se conocen novedades, se ven tendencias y nos relacionamos con personas de nuestro sector que nos aportan puntos de vista y comentarios muy interesantes.

Sugerencias y comentarios

  • Las ferias y certámenes son interesantes si los trabajamos antes y definimos los objetivos a obtener por la visita.
  • Debemos hacer un prepuesto de gasto y planificar las reservas, así como los desplazamientos como mínimo con dos meses de antelación.
  • Una feria es un espejo para el proveedor que presenta públicamente su empresa y también para el ferretero, que se posiciona y se hace ver públicamente.
  • Es muy importante saber quién debe ir a una feria, debiéndose considerar como un trabajo, no como una excursión o un premio.

Autor

Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro 'F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI'.

Antonio Valls SystemShop Consulting

Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.

SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.

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