La información es necesaria y obligatoria en
cualquier empresa, pero cuando los datos corresponden a un punto de venta el
valor de esta información y su análisis se hacen aún más determinantes. Los
productos que se comercializan en un establecimiento son muy sensibles a modas,
tendencias, temporalidad, etc. Por ello, es necesario conocer su evolución.
El nivel de rendimiento del equipo de ventas y su
eficiencia, el número de pedidos que se realizan, la cantidad de artículos por
tiques, los horarios de más venta, el número de devoluciones o cambios que
efectúan los clientes, las tendencias o evoluciones sobre los tipos de clientes,
el número de artículos pedidos a un proveedor y que no han sido servidos….
Hay una larga lista de datos que debemos analizar obligatoriamente y debemos
realizarlo mediante los denominamos ratios, que nos simplifican la labor.
No importa el tamaño del establecimiento ni su
volumen, ni el número de empleados, si tiene mucha o poca facturación, la información y su análisis es la herramienta
para el buen funcionamiento y la eficiencia del punto de venta. Para poder realizar
todos estos análisis de datos se deben establecer unos ratios base que no
requieren ninguna herramienta sofisticada, solamente poder disponer de los
datos a estudiar y aplicarlos a las fórmulas que a continuación detallamos. Evidentemente
hoy en día los programas de gestión a nivel informático disponen de todos estos
ratios ya estructurados y parametrizados, con el fin de poder interpretarlos.
Ejemplos de algunos datos estudiar y analizar:
-
Rentabilidad(BENEFICIO
TOTAL : VENTAS). Rentabilidad en euros o unidades vendidas. - Rentabilidad (MARGEN BRUTO : VENTAS). El margen en euros y unidades vendidas.
-
Volumen generado por empleado (VENTAS : NUMERO DE PERSONAS EN PLANTILLA). Es el
volumen que se ha generado por persona. -
Precio medio(VENTAS
EN EUROS : VENTAS POR UNIDADES). Precio medio por unidad vendida por sección,
gama, departamento, por el total, según el dato que se aplique. -
Expansión comercial(VENTAS DEL PERIODO : VENTAS MISMO PERIODO AÑO
ANTERIOR). Comparación entre periodos homogéneos para casos de estacionalidad
de las ventas, que pueden ser por sección, gama, departamento, por el total, tipo
de cliente, etc.) -
Expansión comercial acumulado(VENTAS ACUMULADAS : VENTAS ACUMULADAS HASTA EL
MISMO PERIODO DEL AÑO ANTERIOR). Comparación entre las ventas acumuladas sobre
gamas, artículos, clientes, zona, totales, etc. -
Desviaciones presupuestarias (VENTAS REALES : VENTAS PREVISTAS). Nivel de
consecución de los objetivos establecidos sobre las ventas en el ejercicio. -
Eficiencia comercial (VENTAS EN EUROS : NÚMERO DE VENDEDORES).
Rendimiento medio por vendedor. -
Rotación fondos propios (VENTAS : CAPITAL+RESERVAS). Es la rotación de los
fondos propios. -
Rotación activo(VENTAS : ACTIVO TOTAL). Corresponde a la rotación
del activo. -
Pedidos (1)(PEDIDOS RETRASADOS NO SERVIDOS : PEDIDOS SOLICITADOS). Agilidad en
el servicio al cliente definido como eficacia logística. -
Pedidos (2)(PEDIDOS SERVIDOS CON RETRASO : PEDIDOS SOLICITADOS). Agilidad en el
servicio al cliente definido como eficacia logística. -
Devoluciones (1)(DEVOLUCIONES TOTALES : VENTAS). Análisis de las causas de la
devolución. -
Devoluciones (2)(DEVOLUCIONES POR CULPA DEL CLIENTE : VENTAS). La cantidad de venta
que se devuelve por parte de cliente por causas ajenas al punto de venta (como
no le gusta, no lo sabe montar, etc.).
Esto es solo un breve detalle de la cantidad de
ratios comparativos que nos sirven para poder analizar y reflexionar, la información
debe de utilizarse para todos los ámbitos y en todo momento, tanto en el
aspecto contable/administrativo, en la parte comercial sobre márgenes/ventas,
en el análisis de la evolución de los productos y su estacionalidad, la rentabilidad que nos
aporta una nueva incorporación o un nuevo proveedor, etc.
Todo este conocimiento nos hará ser diferentes para
poder crear y transmitir una sensación de preocupación por nuestros clientes. Si
no nos preocupa cuántas unidades vendemos de un producto que está en una
cabecera, no nos aporta margen, ni beneficio por su poca venta, está mucho
tiempo en el mismo lugar, no es comercial, etc., todos estos inputs los percibe
el cliente.
Debemos de fijarnos el analizar los puntos más
importantes que cada establecimiento determine mensualmente. En el análisis del
trimestre, así como del semestre, ya se deben hacerse comparativos entre
temporadas y la propia temporalidad de los productos. La información obtenida reduce
la posibilidad de equivocarnos en las decisiones a tomar sobre inversiones,
compras, presupuestos de ventas, personal, productos, etc.
Recomendaciones:
- Fijar una ratios mínimos en cada departamento para conocerlo mejor.
- Comparar los resultados obtenidos con los meses, años o campañas
realizadas. - Establecer un criterio en la obtención de la información para que no
pueda alterar los resultados. - Aplicar acciones sobre los puntos que no están en los estándares mínimos
necesarios para el buen funcionamiento del punto de venta.
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento…
