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Mejorar el punto de venta

Cómo hacer un presupuesto de ventas

Por
norma general, a finales de año se suele y debe hacerse lo que se denomina presupuesto
o pronóstico de ventas
. Es una herramienta necesaria y obligatoria para
toda empresa, ya que por los pronósticos o cifras de venta que se determinen se
fija el rumbo y las directrices del punto de venta. Es obligado hacerlo en
todas las empresas, aunque sea de modo inconsciente o intuitivo.

La
necesidad de disponer de un punto de partida con unos objetivos a conseguir es
también necesario, ya que, si no lo tenemos fijado, nunca sabremos si lo podremos
alcanzar. Otro aspecto por el cual es necesario contar con una cifra de ventas es
para poder realizar la previsión y análisis de los recursos necesarios, tanto económicos
como materiales, instalaciones o de personal para poder hacer realidad la previsión
fijada.

No
podemos olvidar que la empresa necesita una previsión de tesorería –cash
flow
– para poder cubrir sus necesidades, siendo de vital importancia conocer
y definir esta cantidad con la mayor exactitud posible.

Aspectos que afectan a las previsiones de ventas

Las
previsiones de venta pueden verse afectadas por una serie de circunstancias
externas que no son controlables, pero sí afectan al presupuesto de ventas
fijado, como la competencia y sus acciones comerciales muy agresivas, modas o
tendencias variables dentro del mismo año del presupuesto de ventas, aspectos
sociales, económicos, políticos, climatología, etc. Otro grupo de aspectos que pueden
influir en el posible incumplimiento son las circunstancias internas como:
roturas de stocks, una mala política comercial, no aplicar precios acordes con
el mercado, no generar confianza por la imagen del punto de venta, mala actitud
o predisposición del equipo de ventas, etc.

Son
posibles inconvenientes que pueden hacer que no se cumplan las previsiones, debiéndolas
tener siempre en cuenta. La cantidad de detalles a controlar tiene mucho que
ver con la facturación de la tienda y sus metros cuadros de superficie de venta.
No afectan por igual los factores externos principalmente a un punto de venta
considerado pequeño que a un establecimiento considerado como mediana o gran superficie
de bricolaje, al contar con una estructura mucho más pesada y difícil de
rectificar ante una variación de incumplimiento de las previsiones
establecidas.

Un
punto de partida para poder iniciar el presupuesto o pronóstico de ventas es
conocer con exactitud los resultados de los ejercicios anteriores y poder disponer
de los motivos por las cuales en alguno de los años no se han alcanzado las
cifras previstas. Esto facilita aún más el poder llegar a los objetivos.

Aspectos
que siempre hay que tener en cuenta al hacer el presupuesto:

  • Debemos
    ser realistas y que los objetivos que se fijen sean alcanzables.
  • Tener
    en cuenta todos los aspectos que pueden incidir tanto interna como externamente
    en el incumpliendo de la cifra propuesta.
  • Escuchar
    la voz de la experiencia de alguna persona tanto en la dirección de la empresa
    como en el equipo de ventas que haya colaborado en la ejecución de previsiones
    de este tipo, siendo bueno escuchar sus aportaciones y experiencias.
  • Fijar
    todas las conclusiones, así como responsabilidades por escrito para que sea
    cumplido por los propios implicados.

Será
vital para poder conseguir los objetivos el no experimentar con nuevos
productos o servicios como base de la cifra de negocio. Ocurre en muchas
ocasiones que se pone el máximo interés en un nuevo producto innovador o revolucionario
y no es efectivo. Esto frena nuestras ventas y, a su vez, en más de una ocasión
limita nuestra liquidez económica al haber invertido en un tipo de producto
equivocado para conseguir la cifra de negocio. Por ello, es recomendable poder
experimentar antes de jugarse parte de la cifra de negocio en nuevos productos.

Debemos
también analizar la efectividad de las campañas de marketing y comunicación que
acompañarán las acciones de venta, ya que según la cantidad, calidad y
asiduidad proporcionan un plus de garantía muy importante para poder llegar a
conseguir los presupuestos.

Y por último,
como sugerencia para poder llegar a conseguir los objetivos, debemos
comunicarlos a todos los miembros de la empresa y, en especial, al equipo de
ventas que son los que deben hacerlo realidad con su implicación. Si desconocen
lo que realmente necesita el punto de venta para funcionar y en qué plazos lo
necesita y, si no se comunica, les puedo decir por mi experiencia que casi nunca
se consigue.

Informar a los equipos de venta

Cuando
se realiza el seguimiento mensual o trimestral de los resultados obtenidos
siempre hay excusas que dan los equipos de venta de por qué no se han llegado a
conseguir los objetivos fijados. Estas excusas deben ser debatidas y comentadas
durante la confección del presupuesto de venta, no cuando tenemos desviaciones
negativas del mismo, para poder aplicar las medidas correctivas antes de que
surjan los malos resultados.

Una
buena previsión de ventas y su cumplimiento tiene una implicación directa con
la buena marcha de la actividad, ya que de esta previsión se genera un margen
de beneficio del cual se mantiene la estructura de la empresa. Si hay un incumplimiento
o un margen reducido se generan problemas a la empresa.

Podemos
definir los presupuestos de venta tanto en unidades a vender por
producto/sección/departamento como por cifra de negocio en euros de cada uno de
ellos.

Todo
lo expuesto se recoge en cinco grupos definidos como: el potencial de la venta,
el pronóstico de la venta, la cuota de venta, los recursos para la venta y el
potencial del mercado, que deben trabajarse y tenerse en cuenta para una buena
elaboración de presupuesto o pronostico de ventas.

Conclusiones y sugerencias:

  • El
    presupuesto de venta es la base de todas las decisiones comerciales.
  • En
    necesario disponer de un presupuesto con una cifra de venta fijada para que
    pueda ser alcanzable.
  • Hay
    que tener en cuenta los factores tanto internos como externos que influyen en
    poder alcanzar los objetivos de venta previstos.
  • Es muy
    importante poder contar con todos las partes implicadas en la venta para poder
    realizar el presupuesto anual de ventas.
  • Comunicar
    a todos los empleados los objetivos de venta previstos y necesarios para el
    buen funcionamiento de la empresa.
  • La
    experiencia fruto de los errores en otros presupuestos ayuda a pulir los
    posibles fallos en los actuales.
  • Debemos
    saber y valorar los recursos de que disponemos para poder alcanzar los
    objetivos fijados.

Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. 
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento…

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