Saber qué hacer es importante, pero conocer quién es el responsable y quién debe llevarlo a cabo lo es aún más. Por ello, disponer de una herramienta útil como el organigrama de funciones y cargos resulta fundamental. En él se recoge, por áreas o departamentos, una estructura donde lo más relevante es definir claramente quiénes son los responsables. Se trata de una estructura sencilla, tipo árbol, que permite observar el organigrama de mando y responsabilidad en nuestra ferretería. Es fácil de elaborar y aplicar, y para ello es necesario definir el número de áreas, departamentos o secciones con los que contamos o queremos contar, nombrándolos o numerándolos de manera que todos los identifiquen con facilidad. De estas áreas dependerán las personas y sus respectivas responsabilidades.
Es importante conocer con exactitud todos los recursos humanos disponibles y, más aún, saber qué funciones realiza cada empleado. Una vez contemos con esta información, que es esencial en cualquier empresa, debemos reflejarla en este primer organigrama. Inicialmente no importa tanto la forma, sino que se incluyan todos los grupos que se han considerado necesarios, estén ya operativos o vayan a crearse. También es válido modificar aquellos que consideremos inadecuados. No debemos mantener un formato obsoleto por falta de tiempo o información, ya que las consecuencias de no definir correctamente funciones y responsables pueden afectar negativamente a la operativa diaria de la empresa.
Además, debemos tener presente que nada es perpetuo, especialmente en el ámbito de la venta y atención al cliente. Por este motivo, adaptar personas y funciones a las demandas cambiantes del cliente es imprescindible. No hay que dejar estas adaptaciones para otro momento por falta de tiempo o por considerarlas poco importantes. Incluso los cambios más pequeños deben registrarse y conservarse junto con el historial de mejoras, ya que esto permite un análisis mensual, trimestral, semestral o anual que evidencie los beneficios generados por dichos ajustes estructurales o funcionales.
También es importante recordar que los cargos y las personas no son permanentes. Por ello, se debe estudiar cuidadosamente la asignación de cada uno en nuestra ferretería: vendedores, encargados, repartidores, reponedores, cajeros/as, compras, etc., todos ellos son necesarios. A veces una misma persona puede desempeñar varias funciones, o varias personas compartir un mismo cargo dentro de un departamento. Esto es habitual, pero requiere análisis y debe quedar reflejado en el organigrama, para tener claridad sobre quién hace qué y de qué es responsable.
Definir una estructura en la ferretería
La capacidad de exigir que se cumpla una función no se limita a controlar el rendimiento de un empleado, sino que también sirve para mejorar la gestión de la empresa y distribuir la carga de trabajo de forma lógica y equitativa entre todo el equipo humano. Por lo general, una ferretería debe contar con ciertas áreas, como Administración, Logística y Ventas, conformando una estructura básica y funcional. A partir de ellas se derivan distintos departamentos: el área de Administración puede incluir Compras, RRHH, Administración y Gestión de Clientes; el área Logística puede contemplar Almacén o Sala de Ventas; y el área Comercial puede agrupar Marketing y Ventas. Esta es una propuesta base de organigrama, que cada establecimiento puede ajustar según sus necesidades, incorporando también áreas como Recepción, Expediciones, entre otras.
Una vez definida esta estructura, se debe incluir el nombre de la persona responsable de cada área o departamento, colocándola en la parte superior del organigrama. Luego se añaden los nombres de quienes no solo son responsables, sino también ejecutores de las tareas. Puede haber más de una persona por función, como varios vendedores, cada uno con tareas complementarias como la reposición. Cada área es una línea vertical descendente que muestra toda la estructura de la ferretería, por áreas, departamentos, personas y funciones, en este árbol invertido que se extiende por sus ramas y representa la organización completa.
A este primer organigrama se le debe añadir siempre la fecha y conservarse junto con los comentarios sobre los cambios realizados y sus razones. Conocer la cronología de estos ajustes y sus motivaciones nos ayuda a mejorar de forma continua. También es fundamental cuidar los títulos asignados a cada empleado, ya que es frecuente la confusión o la asunción de roles incorrectos. Por ejemplo, “encargado” y “responsable” no significan lo mismo: el primero implica jerarquía y el segundo, ejecución. Esta diferencia debe ser explicada con claridad, ya que si se otorga un cargo a un empleado y posteriormente se modifica, puede interpretarlo mal si no se mantiene su nivel jerárquico, lo que genera fricciones y conflictos.
En definitiva, contar con un organigrama de funciones y cargos es necesario y obligatorio, por muy pequeña que sea nuestra ferretería. Siempre debe existir y adaptarse en cada momento a las necesidades de la empresa.
Sugerencias y Comentarios:
- El organigrama es una herramienta de trabajo imprescindible en toda ferretería, por pequeña que sea.
- Debe ser creado y ajustado según las necesidades del negocio, incorporando los cambios y modificaciones que vayan surgiendo.
- No podemos asignar a nuestros empleados cargos o títulos que no correspondan con las funciones y responsabilidades que realmente desempeñan.
- Podemos estructurar nuestro organigrama por áreas, departamentos, secciones, responsabilidades, etc., según lo que resulte más útil y necesario.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
