Todos los finales y comienzos de año tienen un patrón similar, pero si aspiramos a resultados diferentes, es imprescindible analizar a fondo lo que hemos hecho durante el año anterior. Sólo así podremos corregir errores y evitar que se repitan en el nuevo ciclo que iniciamos.
La diferencia entre los propósitos personales de fin de año y los objetivos empresariales es significativa. Mientras los primeros suelen quedarse en palabras bien intencionadas, los segundos implican compromisos con consecuencias reales. No cumplir lo previsto genera costes tangibles y problemas colaterales que pueden afectar seriamente el negocio.
La temporada navideña, por su parte, trae consigo un aumento de trabajo y de ventas, lo que en muchas ferreterías se convierte en una excusa para descuidar la planificación y el cierre adecuado del ejercicio. Con frecuencia, la falta de tiempo impide reflexionar sobre lo que se hizo bien o mal, dificultando la toma de decisiones fundamentadas que podrían marcar la diferencia en el nuevo año.
Los seis mejores consejos para finalizar y empezar el nuevo año de manera efectiva son los siguientes:
Primer consejo: disponer lo antes posible de los datos del cierre del año
Es habitual contar con estos datos semanas o incluso meses después de comenzado el nuevo año. Esto es lo peor que puede ocurrir. Debemos obtener la información lo antes posible, aunque el cierre contable aún no esté finalizado.
Para la gestión comercial y la planificación, necesitamos datos preliminares sobre ventas, evolución de compras y gastos. Aunque puedan existir pequeñas variaciones, esta información es crucial para tomar decisiones.
Segundo consejo: identificar la información necesaria para analizar el ejercicio
Debemos disponer de la cifra de ventas por mes, por secciones, familias y subfamilias de productos, la rotación de artículos, los gastos generales agrupados por categorías básicas, la evolución del inventario, el número de empleados al inicio y cierre del año, las cifras de compras mensuales, las horas de apertura por mes y cualquier otro dato relevante que haya influido en los resultados.
Tercer consejo: comparar los datos de cierre con las previsiones y presupuestos
Es fundamental comparar el presupuesto anual con los datos reales obtenidos al cierre. Esta comparación debe incluir ventas, empleados, compras, inventario y gastos generales, presentados en columnas: datos reales, presupuestados, diferencia absoluta y porcentaje de variación.
Cuarto consejo: conocer el margen medio del ejercicio
Saber qué ganamos y en qué es vital. A veces creemos que un producto es rentable cuando no lo es. Es preferible ganar poco, pero siempre ganar. Ajustar los márgenes ayuda a cubrir el punto muerto de la actividad, generando tranquilidad al saber que se ha cubierto cada mes o periodo. Presupuestar el punto muerto mes a mes permite controlar mejor los resultados.
No conocer el margen adecuado provoca tensiones de tesorería y pérdidas, ya que del margen se pagan gastos, impuestos y compras. Si no es adecuado o no hay suficientes ventas, se generan problemas graves.
Quinto consejo: tomar medidas con la información del año cerrado y aplicarlas al presupuesto del nuevo año
Hay que ser realistas en el análisis de datos, evitando suposiciones infundadas. Los sueños y las hipótesis sin base no sirven para planificar. Analiza cada sección, familia y producto para identificar qué se ha vendido, con qué márgenes, y si el inventario es rentable. Cuestiona si es necesario mantener elevados niveles de stock o sobreinventarios.
Sexto consejo: vigilar constantemente las áreas clave durante todo el año
Es esencial controlar cuatro pilares: ventas, gastos, compras y margen. Las ventas deben seguirse semanalmente para rectificar cuando sea necesario. Los gastos requieren análisis constante para no exceder los límites, pues cualquier exceso implica pérdidas. Las compras deben ser prudentes: sin compras no hay ventas, pero el exceso genera problemas. Analiza la rotación de productos y elimina lo no rentable.
El margen es la clave del negocio. Aplicar correctamente el margen garantiza la viabilidad. En muchas ferreterías, entender y gestionar el margen es un desafío. Consultar con expertos en optimización puede marcar la diferencia.
Recuerda que facturar y ganar no son lo mismo. Se puede vender más y perder más si los márgenes no se manejan adecuadamente. Dedica tiempo a analizar el año concluido para proyectar el siguiente, deja todo por escrito y revisa los avances semanalmente.
Sugerencias y Comentarios:
- El cierre e inicio de uno nuevo año es una de las épocas más importantes para vuestra actividad.
- Debemos de disponer de un cierre provisional para poder hacer la previsión del nuevo año.
- Es recomendable preparar la previsión del año siguiente antes del cierre de este, con tiempo para analizar y reflexionar, aunque sea con datos provisionales.
- Hay muchos datos que debemos analizar, pero hay unos esenciales que son el motor de la actividad que hay que seguirlos constantemente.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
