Hay afirmaciones que, en muchas ocasiones, no se pueden confirmar al ser parte de teorías o suposiciones, pero en este caso hablamos de una realidad palpable y visible: el desorden y cómo afecta a nuestra actividad. Sin embargo, al igual que otros aspectos de nuestro día a día, la exposición continua al desorden hace que lo vayamos asumiendo y, al cabo de unos días, ni nos inmutamos ni nos afecta, pues ese desorden ya forma parte de nuestro entorno habitual.
Esta cuestión está clara. Lo importante es valorar el coste que supone dejar crecer el desorden en nuestra ferretería y en nuestra actividad, ya que adquiere una fuerza destructiva que afecta desde el deterioro de la imagen, las pérdidas económicas que genera, el desgaste del equipo profesional de la ferretería, hasta peores consecuencias, como el agotamiento, la desmotivación y la indiferencia en nuestro día a día.
El impacto del desorden en la ferretería
Estas son algunas de las consecuencias de esta problemática, tan común en nuestro sector. Lo más preocupante es que avanza lentamente, sin que se tomen medidas para remediarlo y, cuando finalmente se intenta actuar, el nivel de desorden acumulado y sus efectos colaterales pueden hacer que sea tarde para revertirlo.
Permitir que el desorden y el descontrol se instauren en nuestra actividad y lo asumamos como habitual puede marcar el inicio de un deterioro progresivo que afecta a muchos aspectos, con un coste elevado. Un claro ejemplo es el impacto que tiene en el proceso de selección de personal.
Cuando alguien viene a una entrevista de trabajo y encuentra nuestra oficina desordenada, con catálogos y muestras por todas partes, y es necesario apartarlos para poder sentarse y conversar, lo que percibe es una imagen poco motivante, con archivos, catálogos y tarifas desorganizados. Esto puede desmotivar al candidato antes de hablar sobre sus condiciones laborales y tareas, a tal punto que puede desistir de querer trabajar ahí, aun si necesita el empleo. La imagen transmitida podría convertirse en una realidad diaria para este nuevo empleado, y trabajar en un entorno caótico no resulta atractivo para nadie.
Hoja de ruta hacia el orden
Este es sólo un ejemplo de los muchos que, sin darnos cuenta, nos afectan cada día y que, mientras más tiempo pasa sin que actuemos, más difícil y costoso resulta corregirlos. Hay solución, pero es fundamental tener claros varios puntos. El primero es reconocer el caos y el desorden, así como sus consecuencias negativas en nuestra actividad. Desde este punto de partida, el segundo paso es querer solucionarlo.
En muchos casos, cuando un ferretero llega a esta conclusión, ya está profundamente afectado, al punto de no poder continuar así. Es en ese momento cuando debe trazarse un plan de acción para transformar el establecimiento en una ferretería normal y rentable. Esta situación es reversible si se siguen una serie de fases.
Primera fase
Hacer una lista de todos los problemas que uno mismo identifica y que afectan la actividad. Estos son algunos ejemplos: cajas y embalajes en el suelo, catálogos y tarifas en distintos lugares, suciedad en la tienda, falta de precios, productos fuera de su envoltorio o rotos, expositores con productos incorrectos o incompletos, mostrador lleno de elementos innecesarios, falta de iluminación por no cambiar equipos, folletos de campañas anteriores (como tener los de Navidad en agosto), falta de tiempo para hacer pedidos de reposición, recepción de productos sin retirar de la entrada, etc.
Esta lista inicial, que suele ser extensa, es el primer paso para solucionar o reducir el problema. A veces, el volumen de problemas puede resultar abrumador y llevar a la parálisis. En estos casos, es útil pedir consejo o ayuda a un consultor especializado en estrategia y optimización del punto de venta de ferretería, quien puede identificar rápidamente estas debilidades y aportar soluciones eficaces.
Segunda fase
Clasificar todos estos problemas anteriores en cuatro grupos principales:
- Grupo A: incluye lo más urgente y lo que afecta diariamente, sea visible o no (por ejemplo, estantes sin precios, productos no aptos para la venta, ocupación de espacios con cosas innecesarias, productos en el suelo y cualquier tema de seguridad para clientes o empleados).
- Grupo B: abarca elementos importantes como falta de iluminación en la tienda, folletos de acciones anteriores, suciedad en la tienda, productos para devolución pendientes, mal estado de la tienda, roturas de stock visibles, etc.
- Grupo C: engloba aspectos necesarios que también afectan la actividad, como el mostrador lleno de elementos innecesarios, desorden en el almacén y en la recepción, etc.
- Grupo D: recoge detalles a mejorar que afectan la actividad, aunque no son urgentes ni importantes, pero sí necesarios. Aunque están en la última posición, deben solucionarse.
A estos cuatro grupos hay que añadir dos variantes: la económica y la de carga de trabajo. Algunas acciones requieren inversión económica, por lo que debe hacerse un presupuesto global para saber si son viables o, en su defecto, buscar alternativas más económicas.
Por otro lado, es necesario evaluar la carga de trabajo que genera cada tarea y distribuirla entre el equipo de trabajo, ya que es imposible que una sola persona se encargue de pintar, ordenar y reponer. Debe establecerse un cronograma de horas o tramos de baja afluencia de clientes para ejecutar todas las acciones planificadas. En algunos casos, puede ser necesaria ayuda profesional externa, como un electricista o pintor.
Aunque puede parecer complejo, el proceso es más sencillo de lo que aparenta. Se trata de hacer una lista estructurada con coherencia y lógica, y ser autocríticos, clasificando los problemas según su impacto y planificando quién, cómo y cuándo se ejecutarán las acciones necesarias. Sin prisas pero sin pausas, este plan de mejora es fundamental para superar el desorden y el caos, que afecta mucho más de lo que parece.
Sugerencias y Comentarios:
- A la diferencia entre el orden y el desorden, el ferretero no le da la importancia que llega a tener.
- Si dejamos que el desorden y caos forme parte de nuestro día a día, tenemos un problema con costes económicos y personales.
- Tenemos que saber que hacemos mal y como nos afecta, para darle solución ya que la indiferencia no lo solucionara.
- Relacionar nuestros problemas y clasificarlos es la forma más fácil, eficiente y económica para poder solucionarlos.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
