En nuestra ferretería, hay muchos elementos esenciales para su funcionamiento, pero uno de los más cruciales son los recursos humanos, sin los cuales sería imposible llevar a cabo la actividad. Este aspecto no solo es fundamental, sino también uno de los más complejos, ya que requiere determinar el número adecuado de empleados y el perfil necesario para cubrir eficientemente las necesidades del negocio.
Actualmente, los costes de nuestra actividad aumentan constantemente debido a la intensa competencia en el mercado, que ajusta los precios de manera cada vez más agresiva. Esto reduce significativamente el margen disponible para que la ferretería pueda invertir en cualquier elemento o mejora necesarios para su funcionamiento.
En el ámbito de los recursos humanos, ahorrar o contar con empleados de baja calidad impacta negativamente tanto en las ventas como en la imagen de la ferretería. Por ello, encontrar personal adecuado es cada vez más crucial, aunque también más difícil. A su vez, la reducción de inversión en recursos humanos afecta directamente a la calidad del servicio ofrecido a los clientes.
¿Cómo determinar el número de empleados?
Determinar el número óptimo de empleados para nuestra ferretería es complicado, ya que no existe un cálculo estándar aplicable a todas, dado que cada ferretería es única. Sin embargo, es posible emplear la lógica y, basándonos en ciertos parámetros o ratios, podemos estimar el número de personas necesario para gestionar y atender la actividad diaria de nuestra ferretería.
Para determinar el número adecuado de empleados, es necesario considerar varios factores. Primero, es crucial saber si la actividad implica venta activa o pasiva (ventas a través de comerciales propios o solo en tienda), la superficie de la sala de ventas y del almacén, si se dispone de transporte propio o externo, el horario de apertura de la ferretería (de lunes a viernes o también fines de semana), el tipo de cliente potencial (particular o industrial), el sistema de venta (atención en mostrador o autoservicio), si ofrecemos algún servicio especializado y el volumen de ventas al contado o a crédito, entre otros. Estos datos son esenciales para calcular el número de recursos humanos necesarios.
Impacto en los servicios de nuestra ferretería
Es fundamental definir el nivel de calidad de servicio que queremos ofrecer a nuestros clientes, ya que esto influirá en la cantidad de personal necesario. Además, es importante determinar el volumen de stock que necesitamos o deseamos mantener en nuestro almacén para asegurar una reposición eficaz y regular, ya que el almacén no solo requiere espacio, sino también personal encargado de su gestión.
El almacén juega un papel crucial en la actividad, ya que es responsable de recibir, expedir y almacenar todos los productos. Todo lo que se vende debe ser gestionado de manera adecuada: debe ingresar, salir y almacenarse temporalmente. Para asegurar una gestión eficiente del almacén, es necesario contar con los recursos adecuados. Una planificación deficiente puede dar lugar a numerosos problemas.
Esta es una lista de los factores que debemos considerar para calcular el número necesario de empleados. En general, este análisis no siempre se realiza. También es importante evaluar el volumen administrativo, que se traduce en empleados necesarios para cubrir estas tareas, especialmente si no contamos con herramientas que automatizan algunos de los puestos.
Además, es necesario considerar los tiempos y tareas que deben realizarse diariamente. Conocer el nivel de automatización de los procesos y la modernidad de los sistemas, como el software utilizado, es crucial, ya que estos factores pueden reducir significativamente la cantidad de personal requerido en la ferretería. Asimismo, el tipo de transporte, ya sea externo o propio, también influye en el cálculo del número necesario de empleados.
Análisis de los datos recogidos y estimación de personal
Con toda esta información, se puede elaborar un primer diagnóstico de las necesidades. Existen técnicas y fórmulas para ajustar el número de empleados a las demandas específicas de la ferretería. Para realizar cálculos más detallados y precisos, es recomendable contar con el apoyo de un especialista en estrategia y optimización de puntos de venta, quien como consultor podrá determinar el número exacto de empleados requeridos para la actividad.
Como consultor, uno de los problemas más frecuentes en las ferreterías es la desproporción en el número de empleados, tanto por exceso como por defecto. Esto puede resultar en una mala calidad del servicio y problemas de gestión debido a la falta de personal, o en un sobrecoste inasumible si hay un exceso de recursos humanos.
Por este motivo, las fórmulas de cálculo no son nada fáciles, y por norma general, los puntos de venta efectúan estos cálculos de necesidad de personal utilizando la experiencia de los años, basándose en los flujos y la demanda de público durante el año. Como es natural, en fechas como Navidad, muchas ferreterías requieren un refuerzo para cubrir la sobredemanda puntual.
Esta herramienta permite mantener un servicio adecuado en la atención al cliente y el funcionamiento de la ferretería sin la necesidad de contratar personal durante todo el año. En lugar de ello, se puede recurrir a la contratación temporal en épocas específicas o eventos especiales, como vacaciones, campañas comerciales o navidades. Este enfoque es una de las muchas estrategias disponibles para gestionar las necesidades de personal en la ferretería.
Es importante considerar que el personal actual puede estar ausente en algún momento del año debido a vacaciones, bajas por enfermedad o asuntos personales. Estas ausencias pueden afectar la calidad del servicio si no se cubren adecuadamente. Por ello, es necesario aumentar el número total de empleados calculado para incluir una proporción adicional que permita garantizar la cobertura durante estas posibles faltas.
El cálculo del personal necesario para nuestra ferretería no es un proceso aleatorio; requiere una recopilación exhaustiva de información para planificar adecuadamente las operaciones y los recursos. Además, es crucial considerar el nivel de responsabilidad y los roles específicos dentro de la plantilla para completar esta planificación.
La definición de funciones, clave
Además del número total de empleados, es necesario definir los cargos y responsabilidades específicos. La plantilla debe incluir un encargado o responsable de tienda, cajero/a, reponedor, vendedores, repartidor y administrativo, entre otros. La combinación de estos roles con el tipo de actividad nos permitirá obtener datos precisos para determinar con mayor exactitud las necesidades de personal.
Se recomienda elaborar una lista con toda esta información para evaluar las necesidades de personal. Además, es importante identificar dónde y por qué se reciben quejas para determinar si estas se deben a una falta de recursos humanos o de sistemas. Si las quejas están relacionadas con el personal, será necesario ajustar la ratio de empleados en consecuencia.
Como se puede observar, hay numerosos datos a considerar, y aún se podrían añadir más para determinar con precisión el número de empleados necesarios. Con esta información, es posible aplicar fórmulas para calcular medias, tiempos de atención por cliente, tiempos de reposición en tienda, tiempos de carga y descarga, entre otros.
Con esta información, podemos estimar el número de empleados necesarios. Aunque estos cálculos son complejos, son esenciales para una gestión adecuada. Si no se pueden realizar con precisión, es recomendable consultar a un especialista. Un exceso de personal puede resultar en sobrecostes y reducción de margen, mientras que la falta de empleados puede llevar a un mal servicio y problemas operativos.
Sugerencias y Comentarios:
- Disponer del número de empleados idóneo para nuestra ferretería es de vital importancia.
- El no contar con los recursos humanos necesarios nos genera problemas de calidad del servicio; mientras que el exceso nos supone más costes.
- Debemos contar con la máxima información de la actividad para poder hacer el cálculo más ajustado y necesario de empleados.
- El sobrecoste que nos supone el exceso de personal innecesario hace, en muchas ocasiones, imposible ganar y rentabilizar nuestra actividad como ferretería.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
