Todos sabemos lo que significa reunirse, y por norma general se relaciona con pérdida de tiempo, ya que en muchas ocasiones, de una reunión se obtienen pocos o ningún resultado. En el sector de la ferretería aún es más alarmante. El 68 % de los ferreteros no se reúne para planificar o realizar análisis de su actividad. Por su parte, del 32 % restante que sí efectúa reuniones de trabajo, solo un 24 % opina que esas reuniones aportan beneficios a la ferretería.
En mi opinión, creo que deberíamos preguntarnos por qué no se le da la importancia al hecho de planificar reuniones de trabajo y obtener resultados de ellas. No obstante, es muy fácil de responder y muy difícil de entender. Una gran parte no se reúne con su equipo de vendedores o colaboradores por varios motivos que cito a continuación:
- Los temas a tratar son intrascendentes y de poca importancia, por lo que no vale la pena asistir. Además, normalmente no hay tiempo para asistir a la reunión porque la actividad del día a día no lo permite.
- No hay una orden del día y no se ha preparado nada sobre los temas a tratar en la reunión. Es decir, se improvisa por falta de preparación.
- Los ferreteros no saben cuándo y cómo reunirse, ya que cuando llegan los clientes deben atender y resulta difícil establecer una hora.
- Algunos de ellos piensan: “para qué perder el tiempo hablando sobre algo que ya sabemos todos de antemano y no se va a cambiar, aunque estemos hablando todos los días”.
- No hay ningún tipo de seriedad ni rigor. Cuando se fija una reunión, se llega tarde o no asisten, justificándolo en el momento en el que comienza la reunión.
- Muchos consideran que no sirve de nada efectuar recomendaciones, puesto que más tarde el jefe actuará como lo considere necesario.
- Según quién realice los comentarios o sugerencias dentro de la reunión, se presta menor o mayor atención.
Estas son solo algunas de las interminables excusas.
Más inconvenientes
Las reuniones aportan muchísimo valor y contribuyen a la mejora del punto de venta y de su actividad en general.
No obstante, otro problema muy común es el de no saber con quién me reúno. Lamentablemente, en el sector ferretería la media de empleados que integran una empresa es muy baja, y cuando solo son dos personas las que forman la plantilla, ¿qué nos preguntamos? ¿para qué y por qué reunirse?
No importa el número de personas que acudan a la reunión, lo importante es que se lleve a cabo y que ésta cuente con un orden del día y un listado de los temas a tratar.
Un empleado durante su jornada labora tiene que descargar una furgoneta, atender a un cliente y responder llamadas telefónicas, entre otras responsabilidades. A pesar de ello, se debe de hacer un parón para reuniones, aunque sean dos personas.
No encontrar una hora para realizar estas reuniones es un problema muy común porque no se le da la importancia necesaria. Si hay tiempo para atender las tareas cotidianas, también lo hay para organizar reuniones.
Elegir un lugar adecuado
Otro problema es la falta de espacio. Un porcentaje muy alto de ferreterías no disponen de espacio y se improvisa una reunión en cualquier rincón de la tienda, y de pie. Este hecho dificulta obtener beneficios o buenos resultados de la reunión. Por ello, hay que buscar una ubicación que disponga de unas mínimas prestaciones.
Sin embargo, no vale cualquier lugar, como por ejemplo un bar, ya que, tomando unas cervezas no se habla de un tema tan importante como es la ferretería y su futuro.
De una reunión se obtienen muchos resultados positivos, que van desde ideas y sugerencias para mejorar y vender más, hasta reflexiones de situaciones o temas que desconocíamos e igual nos cuestan dinero.
Horarios
Otro aspecto que también afecta a que las reuniones no aporten lo que deben aportar son los horarios que se fijan para éstas.
No podemos hacer una reunión a las 20.30h cuando cerramos la ferretería y hemos terminado el arqueo de caja, después de estar toda una jornada trabajando sin parar. Tampoco se le puede pedir a nadie que se quede una o dos horas más, que por norma general no son remuneradas, para que llegue tarde a su casa con la sensación de que ha perdido el tiempo. Una buena idea es celebrarlas al mediodía, mientras la tienda está cerrada.
Es necesario reunirse para analizar y compartir ideas sobre cualquier tema. Las reuniones sirven para entender por qué hemos fallado en una acción comercial o para analizar una reclamación de un cliente, por ejemplo.
Asimismo sirven para fijar objetivos, horarios y turnos de trabajo y comentar nuevas incorporaciones y altas de productos. Existen infinidad de temas que deben ser tratados y comentados con todo el equipo que forma la empresa porque tienen mucha repercusión para la actividad comercial. Por ello, no se puede hablar de estos temas de cualquier manera, a cualquier hora y en cualquier lugar.
Si queremos obtener resultados, conocer cómo va el negocio, en qué fallamos, así como descubrir qué debemos mejorar, necesitamos compartir todo lo que ocurre con las personas que forman nuestra ferretería.
Para mejorar la gestión de la ferretería, hay que fijar reuniones de trabajo y tratar distintos temas, siempre y cuando no se prolongue más de lo necesario.
Además, es importante fijar un límite de tiempo, así como preparar y presentar el contenido de forma clara. Hay que probarlo, los resultados son espectaculares.
Sugerencias y Comentarios:
- Reunirse con los colaboradores y empleados de nuestra ferretería no es una obligación, sino una necesidad empresarial.
- Hay que fijar un lugar, un horario y unos puntos a tratar para obtener siempre el máximo resultado de estas reuniones de trabajo.
- Se debe de fijar siempre un orden del día y preparar si es necesario, los contenidos con informes o documentación para la reunión.
- Hay que darle la importancia y el rigor que tiene mantener reuniones de trabajo, ya que los resultados que se puede obtener son realmente importantes.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
