Sabemos que el tiempo es oro, y en la ferretería también. En la mayoría de los establecimientos, los recursos son escasos y siempre falta tiempo para poder hacer cosas que se nos van quedando atrasadas. Pero el tiempo no se puede comprar ni recuperar.
Por este motivo, poder contar con tiempo suficiente para llevar a cabo nuestra actividad comercial es muy importante, y no podemos desperdiciar ni un segundo.
En un día normal, en nuestra ferretería se pierde aproximadamente una media del 34 % del tiempo en cosas que son innecesarias. Esto genera una acumulación de tareas que, en la mayoría de los casos, nos provocan grandes problemas de gestión y de atención a los clientes, que lo sufren con esperas, errores en pedidos y envíos, etc.
Y todo por un simple hecho como es no contar con el tiempo suficiente para hacerlo con la tranquilidad y comodidad con la que debemos hacer cualquier tipo de trabajo de nuestros día a día.
Hay una larga lista de acciones en las que perdemos el tiempo. Las asumimos como normales, pero la acumulación de estas acciones al cabo del día, en una jornada de 8 horas, este 34 % de media significa casi unas 2,5 horas al día perdidas. Esto nos obliga a permanecer más tiempo al día siguiente para poder hacer los trabajos y acciones que no podemos hacer.
Pero siempre acumulando tiempo de otra jornada y si en esta no nos ponemos al día, la rueda de retrasos es constante. Se acumula sin darnos cuenta y cuando queremos actuar, es imposible porque tendríamos que trabajar 16 horas cuando solo podemos trabajar 8.
Estas fugas y pérdidas de tiempo son en una gran parte tiempos insignificantes que se van acumulando. Un minuto no es nada, pero la suma de 60 minutos ya es una hora, y así todos los días.
Estas pérdidas de tiempo, en su gran mayoría, son inconscientes y no están provocadas intencionadamente con ganas de perder este valioso tiempo. Por eso cuesta más controlarlas y rectificarlas.
Por ejemplo, en los recorridos que hacemos desde el mostrador al fondo del almacén a buscar un artículo que nos pide un cliente: lo estamos haciendo a diario y en cada trayecto posiblemente se podría reducir a menos de la mitad pero como el producto está ubicado en este punto concreto del almacén, y aunque a diario hacemos muchos desplazamientos hasta allí, no hacemos nada por cambiar su ubicación y colocarlo más cerca del mostrador.
El dónde y cómo ubicar los productos tanto en el almacén como en la sala de venta nos puede generar unas reducciones de tiempo perdido inimaginables, y si le sumamos el desorden, los errores, la falta de espacio, etc generado por esta falta de tiempo, puede suponer contar con un vendedor más sin tenerlo en realidad.
La rutina en la que se vive el día a día en el punto de venta de ferretería es muy monótona. aproximadamente el 80% de las acciones que se llevan a cabo a diario son las mismas que ayer y las de la semana pasada y las del mes pasado y las del año pasado, pero no hacemos nada para alterar y mejorar en lo más mínimo para así recuperar tiempo y trabajar mucho mejor.
El vendedor y también la propiedad de una ferretería cuando se marcha a su casa cada día al finalizar la jornada se puede ir más o menos contento por la venta que se ha hecho o no, pero de lo que no cabe duda es de se marchan cansados y agotados.
Este cansancio es físico por un lado, pero también mental. Las pérdidas de tiempo agotan y desgastan, porque nos hacemos todas las tareas de la jornada en tensión, al no tener el tiempo suficiente para poder atener a un cliente, ya que hay cuatro esperando, y además hay que ayudar a descargar un camión porque está entorpeciendo el tráfico de la calle, atender la queja de un cliente que no le ha llegado un pedido y debemos de solucionarle el problema y conseguir que no se enfade, reponer el lineal ya que sin producto no vendemos, cambiar los precios por que no son los correctos, debemos de colocar la cartelería y los folletos de la promoción, etc.
Todas estas acciones, si no se llevan a cabo, nos provocan que para poder vender un artículo que debería estar en el lineal para el servicio y no está, el cliente nos lo solicita y debemos de ir al almacén a desembalarlo porque seguramente aún está embalado y dárselo. Este recorrido, si lo medimos en tiempo, es importante porque puede ser que otro cliente vuelva a solicitar el mismo producto que aún no hemos tenido tiempo de reponer y así se genera una cadena de pérdida de tiempo irrecuperable.
Debemos analizar todo lo que hacemos a diario, y ver dónde perdemos el tiempo y por qué se cansa nuestro personal para poder aplicar medidas correctas y conseguir tres objetivos: no hacer esperar al cliente para ser atendido, evitar desgates y cansancio de nuestro personal y por último ser más eficientes.
Como consultor, nos llaman los clientes para poder ayudarles a mejorar, y lo primero que hago es una auditoria y análisis de la carga de trabajo y la trazabilidad de las acciones que se llevan a cabo diariamente, y en la lista de estas acciones, de media, en más de la mitad de las mismas se puede recuperar y reducir tiempos.
Lo peor de todo es cuando les informo a mis clientes de la cantidad de horas que se pierden cada día, cada semana, cada mes y cada año. Para corregir y poder recuperar, aplicamos una seria de técnicas de gestión de la actividad y del tiempo que se recogen en unas normas y procedimientos, que a su vez se sistematizan para que sean unas acciones normales y cotidianas, y les puedo asegurar que en la mayoría de las ferreterías que aplicamos todas estas técnicas, se les reduce y hasta desaparece la pérdida de tiempo con la reducción de costes que esto conlleva.
Sugerencias y comentarios:
- Reiterar por si hay aún no lo sabe que el tiempo es oro.
- Hacer siempre lo mismo sabiendo que está mal no es un buen sistema, sino todo lo contrario.
- Debemos de analizar que hacemos cada día y como lo hacemos para poder mejorarlo.
- Si no actuamos para mejorar en la reducción tiempo y en la calidad del trabajo, nuestros equipos de venta se resienten y se generan grandes problemas.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
