La información no solo es poder, sino que es mucho más. Es la herramienta que hace que una actividad empresarial funcione y sea rentable.
Si la información con la que contamos es precisa y fiable, nos ayudará a tomar decisiones realmente importantes en bien de nuestro negocio y con la garantía de poder rectificar los errores que nos puedan afectar a nuestras ventas y a nuestros beneficios.
Hay una serie de datos que deben controlarse semanalmente y hasta algunos a diarios, esto sería lo ideal, pero en muchas ocasiones ni se miran ni controlan los resultados de los cierres mensuales, ya que una gran parte de los establecimientos sus gerentes o responsables utilizan la fórmula del gran refrán español: “ojos que no ven, corazón que no siente”.
Y si no conocen lo mal que van, no se preocuparán más por algo que no tienen interés en reconocer. Parece extraño esta afirmación que no se quiere saber cómo va tu ferretería. Esto es un mal muy común, tiene una explicación en una gran mayoría de las ferreterías sus datos sobre ventas, control y gestión de los inventarios, márgenes, rotaciones, etc.
Ni los miran, ya que utilizan la técnica de solo saber si hay dinero en el banco para pagar. Parece que con eso ya es suficiente para saber si va bien o mal su negocio.
Esta técnica ya no funciona y en muchos de los puntos de venta que siguen con este modelo de control, por llamarlo de alguna manera, cada día lo tendrán peor. No es una crítica, ya que cada uno puede gestionar su negocio como quiera, pero en la actualidad la falta de rigor y control sobre nuestra actividad comercial y de gestión nos puede llevar a hacer desaparecer nuestra ferretería.
Estar al día en un mercado cada vez más exigente
Las exigencias del mercado cada vez son mayores y es obligado estar al día para dar soluciones a problemas de márgenes, acciones comerciales, sobre nuestros vendedores, en la selección de proveedores, horarios comerciales, etc.
Debemos conocer muchas cosas para poder mejorar en cada momento, según se requiera, y esto solo se puede hacer con información y con la constancia de querer ver qué nos ocurre y por qué. Hay unos datos básicos y otros complementarios, pero está muy claro que contar con el mayor numero de inputs sobre nuestra actividad la mejora.
Pero tampoco debe abrumarnos la cantidad de información que en muchas ocasiones es innecesaria. Debemos seleccionar y saber lo que es útil, ya que en la actualidad vivimos en la era de la información y la conectividad y la mayoría de los puntos de venta cuentan con software que aporta miles de datos al instante, que algunos son los necesarios y otros son los complementarios.
A veces no sabemos sabemos separar y clasificarlos, y en muchos casos es parte del fracaso cuando nos ponemos a establecer una información y vemos que hay una saturación de la misma.
Simplemente pidiendo a nuestro software que nos aporte en una serie de datos en un formato concreto y en unos periodos preestablecidos podemos gestionar nuestra empresa sin ningún tipo de problema y hacer que cada vez funcione mejor.
Insisto: la información es poder y este poder nos ayudará mucho a vender más y mejor. Lo más importante es conocer si ganamos o perdemos, en qué y cómo lo conseguimos.
Muchos ferreteros desconocen su margen medio, su rentabilidad, la rotación de los productos, sus márgenes por familias de productos, el valor de sus inventarios, cuánto factura por empleado, cuáles son sus horas de mas venta, cuál es la composición de sus tickets, cual es la media de tiempo de atención por cliente, cuales son el 20/80 de los artículos más vendidos, en que familia gana más, cuanto vende por m2 de sala de venta, cuál es su porcentaje de rotura de stocks y cuanto le cuesta, nivel de incidencias diarias, coste y rutas de reparto, ventas por divisiones o canales de venta, comparativos entre años, porcentajes de aumento o disminución por artículos y familias, etc.
Lo peor es no darle la importancia que tiene y esto es un problema: creer que ya vamos bien y que solo lo que hacemos es facturar y tener dinero en la cuenta del banco, pero la pregunta es hasta cuándo tendremos saldo en el banco si no hacemos nada para ganar más y ser más eficiente comercialmente.
¿Qué control llevar semanal y mensualmente?
Las recomendaciones de control y de datos a disponer semanalmente: facturación semanal y comparativo con el año anterior, facturación por secciones y comparativo con el año anterior, facturación de mostrador y en autoservicio con el comparativo con el año anterior, facturación general por horas y comparativo con el año anterior, productos más vendidos y comparativos con el año anterior, margen medio de la semana y comparativo con el año anterior, cifra de venta de las acciones comerciales y folletos, numero de pedidos de cliente y comparativos con el año anterior, número de operaciones diarias entre tickets y albaranes y comparativo con el año anterior, cifra de venta semanal por canales en tienda, online, red de ventas, otros, etc..
Respecto a los datos mensuales, hay que analizar: control del importe de los stocks y el comparativo con el año anterior, índice de rotación de nuestros stocks, importe de nuestros stocks en sala de venta y en almacenes con el comparativo el año anterior, consumo eléctrico mensual y el comparativo con el año anterior, número de empleados mensual y comparativo con el año anterior, facturación mensual por secciones y comparativo con el año anterior, facturación mensual de mostrador y en autoservicio con el comparativo con el año anterior, facturación general mensual por franjas horarias y comparativo con el año anterior, productos más vendidos mensualmente y comparativos con el año anterior, margen medio mensual y comparativo con el año anterior, cifra de venta mensual de las acciones comerciales y folletos, cifra de venta mensual por canales de venta, tienda, online, red de ventas, otros, compras por proveedores y rentabilidad que nos aporta cada uno de ellos.
Todos estos datos se refieren a estadísticas de venta y productos exclusivamente, pero se debe añadir a estos la parte de administración y contabilidad como compras, pagos, gastos, nóminas, impuestos que se requiere en cada caso según el tamaño de empresa y que cada mes deben de compararse con las ventas para poder disponer de ratios de gastos sobre las ventas, costes de nuestros stocks, etc.
De todos los datos, es bueno disponer también de los acumulados para ver las variaciones con más facilidad. Es interesante contar con estadísticas e información sobre el mercado para comparar, y estos solo son algunos datos a controlar de los más básicos. Existen muchos más, que curiosamente todos los softwares en la actualidad ya los disponen, pero nadie los solicita ni los mira.
Debemos cambiar e incorporar como otro hábito el analizar qué obtenemos y de dónde se obtiene para poder potenciar o corregir cualquier error que tenemos. No es perder tiempo, sino que es una obligación que nos puede dar mucho por una simple hora de dedicación semanal y unas tres horas de análisis mensual. Hay que recordar que no solo hay que saber si tenemos saldo en el banco, sino que es mucho más.
Sugerencias y comentarios:
- La información es poder y debemos de analizar y controlarla semanal y mensualmente.
- El tiempo de dedicación para un análisis mínimo es de una hora a la semana y unas tres horas en los análisis mensuales.
- Se puede ampliar muchísimo más los datos a controlar y combinarlos, así como compararlos con otros y conseguir ratios de mucho interés para una correcta gestión de nuestra ferretería.
- En la actualidad toda la información está ya en nuestro software, pero no el hacemos ni caso y no le damos la importancia que tiene.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI’.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
