Para poder vender hay que disponer de
productos y materia prima, pero debemos hacernos una serie de preguntas: ¿Qué
cantidad de stock tenemos? ¿Qué valor tiene en la actualidad? ¿Está apto para
la venta?… Son preguntas que nos las hacemos muy a menudo, pero que pocas
veces podemos responder a las tres con garantía y certeza sobre su fiabilidad. Tendríamos
que preguntarnos por qué le damos tan poca importancia a un tema tan relevante
como saber cuántas piezas tengo para atender un pedido y qué valor tengo en
material en existencias.
El porcentaje de establecimientos de
nuestro sector que no tienen un control exacto sobre sus stocks y existencias y
que no realizan inventarios con regularidad es realmente alto, en torno al 36 %.
Tampoco tienen adecuadamente valoradas sus existencias. Hay que tener en cuenta
que para que los artículos almacenados sean productos aptos para la venta deben
estar en perfecto estado. En ocasiones, cuando se ofrecen al cliente, se
detectan que faltan piezas para completarlos; en otros casos, por sus
características o sus acabados no están acordes con la demanda actual y
podríamos decir que están pasados de moda; en otras gamas de productos sucede
que sus fabricantes han cerrado o han dejado de fabricar esos modelos o tipos
de producto, por lo que su venta supone un riesgo, ya que si hay una
reclamación o necesidad de algún complemento por parte del cliente, habrá que
confesarle que hace tiempo que lo tenemos en el almacén sin haberlo podido
vender hasta ese día, etc.
Deberíamos saber todo lo que tenemos y
también lo que no tendríamos que tener en nuestro almacén o expuesto en tienda,
ocupando espacio y además ofreciendo una mala imagen a nuestro cliente. Se
estima que alrededor de un 23 % de los productos expuestos en el punto de venta
del sector de la ferretería y el bricolaje convencional no son comerciales o son
de baja rotación, estando en muchos de los casos fuera de uso o de moda,
manteniéndolos expuestos e incluyéndolos en los inventarios anualmente y no
haciendo nada para que sean retirados, aplicándoles el mismo valor de su compra
original en la fecha que se hizo. Se debería considerar un producto de stock
muerto o eliminar.
Cuando a un empleado se le encomienda hacer
el inventario, pone mala cara, cree que es un castigo y es todo lo contrario. Poder
saber en todo momento el stock real de las existencias y disponer de datos
precisos sobre él conociendo la rotación de los productos que tenemos en stock (tanto
en la sala de venta como en el propio almacén) es necesario para el buen
funcionamiento de la actividad comercial. Una mala gestión de compras en la que
no se compare la rotación y la estacionalidad de los artículos desde su compra
hasta su venta, disponer de una inversión en stocks que no genera beneficios en
los plazos previstos y que a su vez genera un coste adicional por metro
cuadrado de espacio ocupado sin dar resultados e impidiendo poder dedicarlo a
otros productos de más rotación, la falta de control y de conocimiento de nuestros
stocks así como de su valor en inventario puede llevarnos al caos.
Punto de pedido
Antes de realizar un pedido tendríamos que
disponer siempre de lo que denominamos ‘punto de pedido’, que es la relación
entre las unidades de venta de un artículo, la capacidad de unidades en espacio
dentro del lineal (gancho, hueco, contenedor, etc.) y tiempo que transcurre
desde que se genera un pedido al proveedor y es servido para poder reponer la
demanda. Con este calculo tan básico y elemental se consiguen minorizar las problemáticas
posteriores de sobre stocks y material sobrante que no puede ser absorbido por
la demanda en un tiempo normal para su venta. Cuando se superan los plazos
establecidos como normales, se generan costes de espacio en el almacén o el punto
de venta y tensiones de tesorería al disponer de stocks que no son vendibles en
los plazos fijados.
Parece difícil y complejo tener que contar
o verificar los stocks, pero disponemos de muchos sistemas de gestión muy básicos
y efectivos, así como de equipos con procesos informatizados para poder llevar
a cabo el inventario (pistolas, lectores, etc.). Existe una especie de leyenda
sobre que todo debe contarse el mismo día y hasta cerrar el establecimiento
para poder llevar a cabo estos procesos de inventariado, pero hay sistemas
aplicables con los mismos resultados siendo menos enredosos y traumáticos para
el establecimiento.
Seria bueno conocer la definición y los conceptos
de stock, inventario y existencia:
- Se
entiende por stock, la cantidad de todas las existencias que dispone una
persona o empresa para poder llevar a cabo sus fines comerciales. - Mediante
el inventario se procede a registrar todos los bienes y pertenecías con
detalle de unidades, características y costes, de una persona o empresa. - Existencias
son los bienes de que dispone una persona o empresa para poder llevar a
cabo la venta ordinaria de su actividad, pudiendo ser una materia prima
para su transformación o bien un producto acabado para su comercialización
directa.
Es importante poder clasificar los tipos de
stocks
Stock de temporada, stock en tránsito, stock
de ciclo, stock óptimo, stock cero, stock estacional, stock de especulación, stock
de seguridad, stock muerto, etc. Si tenemos claro las definiciones de cada uno
de ellos y lo aplicamos adecuadamente, esto nos facilita la gestión de las compras
y los almacenes, pudiendo situar un stock estacional o de temporada en un lugar
dentro de la tienda o almacén adecuado a la finalizadad comercial adjudicada. Tendríamos
que matizar y explicar la cantidad de puntos de venta que colocan sus stocks en
lugares que no corresponden con sus necesidades de reposición y venta, perdiendo
tiempo en primer lugar para su
localización (se desconoce dónde esta situado al no disponer de un plan de
ubicaciones por producto dentro del almacén o la propia tienda) y, posteriormente,
para poder acceder a donde se encuentra (mover palets, cajas, etc.). Muchas
veces estas acciones de búsqueda se realizan con la presencia en la tienda del
propio cliente que demanda el artículo que se encuentra en stock en el almacén y
el vendedor debe ir a buscarlo. Esto supone una espera innecesaria por parte
del cliente y una mala imagen que ofrecemos de mala gestión interior.
Es importante recordar:
- Saber
en todo momento el material en stock disponible. - Conocer
el estado de los productos en stock. - Tener
una valoración real de todas las existencias con valores de mercado. - Transformar
el máximo número de metros cuadrados de almacén como sala de venta, reduciendo
el almacén a las necesidades de rotación por la venta existente. - Disponer
de un orden de mantenimiento estricto y constante del almacén así como de
la zona de recepción de mercancías. - Definir
el sistema de valoración y las fechas de cuándo realizar los inventarios,
semanal, mensual o anualmente. - Efectuar
las compras necesarias ajustadas a los presupuestos de venta que se hayan
establecido para cada producto o sección. No por tener exceso se vende más,
debe haber lo justo y necesario en el momento oportuno. - Es preferible
disponer de un sobre coste en una compra por no llegar al mínimo o a la
unidad de envío por parte del proveedor, que pedir sin necesidad de algún
artículo que sabemos que no se venderá en un plazo lógico. - Antes
de hacer un pedido, ver los ratios de rotación y evolución del producto,
ya que una mala compra son costes en metros cuadrados de espacio en
almacén y supone menos liquidez para poder dedicar a otros productos de
mayor rotación y beneficio. - Es necesario
saber en todo momento nuestros stocks, debemos darle la importancia a este
tipo de acción dentro del día a día de nuestras responsabilidades de
gestión y control. - Para
poder vender bien, se debe comprar en las mejores condiciones de precio,
pero la cantidad de unidades-compra debe ser la adecuada a las necesidades
de cada momento. - Debemos
analizar a diario el movimiento de los artículos y los costes económicos
que nos supone la falta de venta del exceso de productos en stock.
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento…
