En todas las ferreterías se trabaja mucho en número de horas y en ritmo de trabajo. Y todavía más en las pequeñas o medianas tiendas, donde los recursos humanos son bastante reducidos y los costes de incrementar la plantilla no los puede soportar su cuenta de resultados.
Por eso, resulta muy importante optimizar al máximo las funciones, tareas y responsabilidades de nuestros empleados y así atender adecuadamente la demanda de nuestros clientes.
Con una correcta planificación de las tareas más habituales y constantes que desarrollamos a diario, podemos optimizar muchísimo nuestros recursos y orientarlos para cubrir las necesidades más importantes y no dejarlo todo a la improvisación, sin ningún tipo de orden ni de efectividad.
No planificar las acciones diarias rutinarias puede significar la pérdida en tienda de casi un 36 % del trabajo de una persona en una jornada. Podemos hacer una simulación: si sumamos los tiempos de tres empleados con sus respectivos porcentajes de pérdida (36 %+36 %+36 %), tenemos un 108 %, que sería lo mismo que poder contar con un empleado más al día en horas en una jornada de trabajo. Esto simplemente se consigue mediante la organización y planificación de las rutinas diarias: ¿quién lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Cuándo las hace?
Si leyendo este articulo cualquier ferretero se pregunta qué harán mañana sus empleados, lo primero en lo que se piensa es en vender. ¿Y qué más? Para vender hay que hacer antes un pedido, pasarlo al proveedor, recepcionarlo, chequear la entrada del producto, colocarlo en almacén, reponerlo en el lineal, hacer la etiqueta de precio, y esperar que lo compren los clientes.
Esto solo de un producto y de una sola tarea, desde hacer un pedido hasta reponerlo. Pero en la ferretería hay miles de tareas que a diario son repetitivas. Se estima que casi un 78 % de lo que hacemos a diario es siempre lo mismo, y aún así lo hacemos mal y de cualquier manera, al no valorar la reposición de un simple lineal. De hecho, existe una gran diferencia entre hacerlo a los 8.00 h de la mañana o a las 17.00 h. En este último caso, posiblemente hayamos perdido ventas desde las 8.00 hasta las 17.00 h.
Esto es a diario y lo mismo ocurre con el chequeo de los precios y la colocación de etiquetas. Pasan horas y hasta días y meses en los que no se coloca el precio en un producto. Esta situación se vuelve habitual y no se le da la importancia que tiene, algo que nos puede suponer una pérdida de venta de casi un 23 % los productos que no cuentan con su pecio bien visible.
Estas son algunas de las tareas esenciales que no se realizan en muchas ferreterías y luego muchos puntos de venta piensan que les afecta la crisis, la competencia, etc.
El problema es la incompetencia
A ellos me sabe mal decirles que se trata de un simple problema de incompetencia. Si no hacemos las cosas bien, el porcentaje de que salgan mal es muy alto. A muchos ferreteros, no sé por qué motivo, siempre les ha faltado esta chispa de presión de tenerlo todo al día y en perfectas condiciones.
Es cierto que la ferretería es un tipo de comercio que, con la cantidad de miles de referencias y la diversidad de situaciones que cada cliente le plantea para que le solucione su problemática el ferretero prescriptor de confianza, hace complejo su mantenimiento. Y es una tarea que nos consume mucho tiempo. Pero en realidad sí que hay tiempo, solo que no lo utilizados en las acciones más determinadas y constantes, sino en otras cosas de la larga lista de la improvisación.
Las tareas que debemos desarrollar a diario se dividen en dos grupos: lo que nos gusta hacer y lo que no. Lamentablemente debemos hacer todas las acciones que recogen estos dos grupos, al ser necesarias para el funcionamiento a diario. Solo cobrar las ventas en la caja es fácil, pero no tanto descargar un camión a pleno sol y con una fila de coches esperando para pasar, por ejemplo. Pero todo es necesario y, además, hay cosas que deben de efectuarse sin ningún tipo de excusa, como tener siempre cambio en la caja.
Son detalles muy simples, pero importantes. Si los dejamos y no realizamos estas acciones mínimas, repercuten en la calidad de nuestro servicio a los clientes, lo que les afecta en colas y esperas y, en muchas ocasiones, pueden hacerles salir de nuestra tienda sin comprar, debido precisamente a ese cúmulo de acciones que tenían que estar solucionadas y dispuestas para un correcto funcionamiento y, en cambio, no ha sido así.
La solución es simple: encargar a cada empleado lo que tiene que hacer y cómo debe hacerlo. De esta manera se le podrá exigir y pedir responsabilidades por un trabajo que se le haya encargado, sabiendo cuándo lo hace y cuánto ha tardado en hacerlo. En cambio, si dejamos a la libre voluntad, o como se suele decir, que se haga cuando se pueda, esto se transforma en muchas ocasiones en que no se harán nunca.
Solo dando la importancia adecuada a todo lo que hay que hacer a diario en nuestra ferretería podemos organizar y salir adelante. No afrontar las situaciones y dejarlo a la suerte o a que ya se hará, solo consigue aplazar un problema y hacerlo más visible y costoso de solucionar. No podemos seleccionar lo que queremos hacer porque nos gusta y lo que no apetece tanto se va demorando y dejándolo, porque entonces generamos un problema.
Otro ejemplo también muy habitual es decir a un cliente que no tenemos un producto y en realidad está en el palé desde hace varios días, esperando a verificar el albarán de entrada y a colocarlo en el lineal para venta. Pero el día a día nos absorbe y no nos deja ejecutar las funciones más básicas, como es la de tener productos para vender. Pero si no tenemos productos para vender llega un momento que no podemos vender y entones no facturamos ni ganamos.
La acumulación de este tipo de trabajo es tan grande que nos cansa y no lo hacemos ni bien ni adecuadamente. Hay que tener tiempo para todos los trabajos que deben desarrollarse en nuestra ferretería y saber distinguir los imprescindibles de los importantes y los urgentes, ya que, si mezclamos todos, al final hacemos lo que más nos presiona o moleste sin importar ni valorar si es lo más conveniente o no.
Sugerencias y comentarios sobre las tareas diarias en una ferretería
- Analizar lo que hacemos todos los días y establecerlo como tareas diarias de trabajo, resulta esencial.
- No podemos priorizar las tareas diarias en función de la presión o de las veces que nos las repitan, sino por la importancia que tiene y la repercusión negativa que pueden tener.
- Que todos nuestros empleados sepan qué hacer, cómo y cuándo es una solución fácil con unos resultados espectaculares.
- La solución no consiste en dejar que las tareas diarias se vayan acumulando para otro día. Porque cuando haya que hacerlas ya no serán tareas diarias. Si una reposición de producto para vender está tres o cuatro días sin hacerse, son días en los que no se vende.
Autor: Antonio Valls
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI‘.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
