La información es poder. Nos facilita analizar resultados y situaciones que pueden ser evitables o mejorables con antelación. Estos resultados nos afectan en toda nuestra actividad comercial: en las ventas, los gastos, las promociones, el personal, los stocks, entre otros.
Para poder actuar y hacer que todo funcione correctamente se debe prever y planificar, utilizando la información y los datos para poder hacerlo correctamente. Por este motivo es de vital importancia poder disponer del mayor número de datos sobre nuestra actividad, para planificar con detalle y precisión qué queremos hacer el próximo año sabiendo lo que ha ocurrido en el cierre del presente.
Podemos resumir en ocho puntos los datos y/o la información necesaria para realizar una correcta planificación del próximo ejercicio comercial:
- Conocer la cifra exacta de facturación al cierre del ejercicio, su cifra total y la de las ventas, separadas por los canales que se dispongan. Por ejemplo, la venta online, la de la red de venta (comerciales si se disponen), la venta física en tienda. Estos tres grupos recogen la cifra total de ventas y posibilita el analizar el porcentaje que corresponde cada una de ellas para nuestra actividad.
- Conocer la cifra de nuestros inventarios. Es muy importante conocerla con garantía y exactitud, ya que este dato, juntamente con algún otro, nos posibilita poder disponer de ratios muy importantes para el análisis de nuestros resultados. El valor de los inventarios debe ser lo más real posible y valorando a precio de compra los artículos que disponemos en stock, y devaluando o depreciando los que no estén aptos para su venta. Incluir en nuestros inventarios el valor de productos que no son aptos para la venta es falsear los resultados de nuestra ferretería. Es necesario poder conocer la verdad y que sea lo más ajustada a la realidad.
- Conocer la rotación de los artículos que tenemos en nuestro establecimiento. Este dato es vital ya que nos facilita saber cuáles son los productos que generan un mayor movimiento y, por tanto, nos generan beneficio. El cálculo básico de la rotación es el siguiente: rotación anual = ventas a precio de coste del periodo / existencias medias del periodo. Con este simple cálculo podremos conocer nuestra rotación y saber si pagamos nuestras inversiones en compras antes de venderlas o bien con la rotación que generan, con el margen que nos aportan nos cubre con rapidez la inversión y a partir de ahí nos genera un beneficio.
- Otra información a disponer es conocer la cantidad de recursos que debemos dedicar a cada sección o familia de productos por la cifra de venta que nos generan y el beneficio que nos aporta. Ocurre en muchos productos de los que vendemos en nuestra ferretería que la cantidad de espacio, publicidad, dedicación o promociones es desmesurado en comparación con el resultado que nos aportan, debemos saber distinguir lo que nos cuesta dinero y lo que nos aporta. Por ello hay que analizar a nivel de producto este coste de dedicación con el beneficio que nos genera.
- De nuestras ventas hay que conocer lo que vendemos establemente y constantemente, de las ventas que se efectúan mediante promociones, folletos, campañas, etc. Ocurre, en la mayoría de los casos, que los artículos que se venden en este tipo de acciones comerciales los precios son muy ajustados y a su vez los márgenes muy pequeños. Esto incide directamente en nuestra cuenta de explotación, en las ferreterias que sustentan su facturación a base de ofertas y acciones comerciales de este tipo deben vigilar muy bien su estructura de gastos, al no poder soportar unos márgenes tan ajustados. Sus beneficios solo se generan con gran volumen de ventas con poco margen, y este formato es un poco complejo y arriesgado a la vez.
- Otro dato para tener en cuenta es la inversión en comunicación y promoción que hemos dispuesto en este ejercicio, y en qué medios o canales lo hemos llevado a cabo. Esta información nos facilitara poder saber si los recursos y esfuerzos dedicados a estos medios de comunicación y promoción han sido correctos y rentables. En el caso de que no aporten ningún tipo de retorno en ventas deberemos cambiar de estrategia y utilizar nuestro presupuesto en otros medios o sistemas de comunicación que nos aporten volumen de ventas, transito de clientes y beneficio.
- La tipología de nuestros clientes es otro dato que cada vez debe ser más relevante. Conocer este dato nos ayudará a orientar la oferta a cada tipo de cliente y esto genera el poder venderles más, cubriendo sus necesidades más determinadas o específicas. Se realizan ventas a particulares, a profesionales, a industriales, a colectivos, etc., según la especialidad de cada PdV. Saber de qué tipología de clientes disponemos nos ayuda a conocer más rápidamente las necesidades de los clientes y actuar sobre ellos con más productos específicos, promociones personalizadas, etc.
- Los recursos humanos de que disponemos son básicos para conseguir los objetivos fijados, para ello hay que saber qué cantidad de recursos humanos contamos y la calidad de los mismos. Ocurre con bastante frecuencia que el conocimiento y la capacidad profesional de los equipos de venta no están a la altura de las existencias de nuestros clientes, y esto debilita la imagen de nuestra ferretería y a su vez no nos ayuda a conseguir nuestros objetivos de venta. Hay que analizar nuestras fuerzas de venta, para poder saber si la función comercial que está llevando a cabo en la actualidad es la idónea o correcta, viendo su trayectoria dentro del año de las ventas que ha hecho este vendedor, su nivel de implicación, la voluntad de mejora y aprendizaje, conocimiento del mercado, etc. Si hay que modificar alguna responsabilidad o función de nuestros vendedores, se debe hacer sin demora, ya que de ello depende nuestra cifra de venta y la calidad en la atención a nuestros clientes.
Estos ocho puntos son algunos de los muchos que deberíamos poder analizar cada mes y como resumen final cada año ya que nos ayudan y orientan hacia la dirección más correcta del buen funcionamiento y rentabilidad en nuestra ferretería.
La improvisación y la falta de análisis de lo que está ocurriendo en nuestro negocio, y pensar que el tiempo lo arregla todo no es la solución. Lamento decir que en el negocio de la ferretería los problemas los debe arreglar uno mismo, ya que el tiempo lo que hará es empeorarlo. Como ejemplo, si tenemos un producto en un lineal que no se ha vendido en tres años no podemos seguir creyendo que se venderá en los próximos tres, el coste de no haber tomado la decisión de liquidarlos o devolverlo al proveedor en los seis primeros meses que no se ha vendido es debido a la falta de análisis y de conocimiento de la realidad que está ocurriendo en nuestra ferretería.
Hay que aprovechar la información anual para ponerla encima de la mesa y tomar decisiones, aunque duelan en alguna ocasión, y aplicarlas en nuestra ferretería. Si no se dispone del conocimiento o no se sabe qué es lo mejor que hay que hacer para mejorar, hay que pedir consejo a un especialista consultor en optimización del punto de venta de ferretería y bricolaje, ya que cuentan con una capacidad de visión y análisis más amplia, y facilitará y acelerará las medidas a tomar así como las mejoras más adecuadas para cada caso o problema.
Sugerencias y comentarios
- La información es poder, y además necesaria para nuestra actividad comercial.
- Saber qué ocurre en nuestra ferretería y porqué nos ayuda a poder rectificar y cambiar.
- El mayor nivel de detalle que podamos disponer nos ayuda a conocer aún mejor los problemas del día a día y aplicar las soluciones.
- Los inventarios, la rotación, la cifra de venta, los medios de comunicación y promoción, la tipología de nuestros clientes, etc., solo son algunos de los puntos de información que debemos gestionar y conocer. Se recomienda contar con la cantidad de información necesaria para una buena gestión y control de nuestra ferretería.
Autor
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L. Autor del libro ‘F de Ferretería. Manual para la Ferretería del siglo XXI‘.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento.
