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Mejorar el punto de venta

Las multitareas obligadas de los ferreteros

Ya puedes adquirir el libro 'F de Ferretería. Manual para la ferretería del siglo XXI' en este enlace: http://blogs.cdecomunicacion.es/f-de-ferreteria-manual-para-la-ferreteria-del-siglo-xxi/ (25 euros, IVA y gastos de envío incluidos). En él se recogen los artículos escritos por Antonio Valls, con las claves para que las tiendas de ferretería evolucionen y se adapten al consumidor actual.

No podemos decir que el ferretero no sea polifacético. Por norma general, realiza muchas actividades dentro de su amplia jornada laboral. Algunos ejemplos de los trabajos que desarrolla en el día a día son:

  • Reponer productos en los lineales.
  • Descargar y recepcionar.
  • Repartir.
  • Solucionar pequeños arreglos para determinados clientes.
  • Cobrar.
  • Ir al banco por cambio.
  • Etiquetar y marcar precios.
  • Atender a comerciales.
  • Contabilizar las facturas de compras.
  • Realizar pedidos a proveedores.
  • Efectuar el mantenimiento de averías en el establecimiento.
  • Realizar copias de llaves.
  • Atender al teléfono.
  • Estudiar y analizar a la competencia.
  • Realizar inventarios.
  • Limpieza del punto de venta.
  • Montaje de escaparates.
  • Presupuestos de clientes.
  • Gestión de los impuestos a pagar, nóminas, devoluciones y cambios a proveedores, etc.

La lista de acciones que debe desarrollar un ferretero es interminable, desde que abre la puerta hasta que la cierra, para mantener a flote su ferretería. También es necesario formarse personalmente para disponer de un mayor conocimiento del mercado y su entorno. Para saber lo que pasa a nuestro alrededor debemos estar siempre informados y viendo nuevas tiendas con nuevas ideas en la presentación y productos. Muchas de las tareas del ferretero se realizan en horas de apertura del establecimiento, pero otras muchas, por necesidad, se efectúan cuando concluye la jornada laboral.

La mayoría de estas tareas se vuelven pesadas y duras, como la contabilidad, impuestos, cursar pedidos, etc. Esta costumbre/obligación de tener que dedicar más horas que los demás es normal, pero no puede convertirse en una norma el prolongar la jornada laboral para llevar la contabilidad, realizar presupuestos a clientes que nunca nos pedirán, etc. Es una rutina demasiado constante: hacer de todo y durante todo el día. Esto genera un desgaste muy alto a los propietarios o responsables de los establecimientos.

Crear una lista de tareas

Por este motivo, se debe elaborar un listado de todas las acciones o actividades que se desarrollan cada día de la semana y ordenarlas por prioridades, colocando al lado de cada una de ellas el tiempo que se le dedica y si es necesario disponer de algún conocimiento especial, como la contabilidad o la realización de los resúmenes de los impuestos. Hay que cuantificar el tiempo que le dedicamos a cada acción y programarlo dentro de las horas en las que el establecimiento permanece abierto, separando las que son puramente necesarias hacerlas fuera de las horas de apertura de la ferretería.

Muchos ferreteros, por su tamaño y volumen comercial, no disponen de los medios para invertir en recursos humanos tanto internos como externos para desarrollar este tipo de trabajos necesarios para el buen funcionamiento de la actividad. Pero con una buena programación de las acciones, tanto de las que disponen de recursos como las que no, es posible compaginarlas con el día a día de la venta y con la gestión y la dirección de la actividad.

Priorizar

Se deben seleccionar las prioridades en las tareas para ubicarlas en unos días y unas horas en las que se puedan abordar con tranquilidad y que sean efectivas. El comentario de que no hay tiempo para nada es uno de los más utilizados en nuestro sector por la mayoría de los ferreteros y, sin duda, es cierto. Son muchos los puntos a tratar, pero la falta de planificación en la ejecución de la acciones implica que resulte complejo hacerlo todo y bien. Por este motivo, hemos de saber organizarnos por prioridades y tiempos y no podemos hacer algo en 15 minutos cuando necesitamos 45 y, menos, si además dependemos de alguna información o documentación para terminarlo y nos acordamos de esta falta cuando nos ponemos a realizar este trabajo.

Los medios con los que contamos para efectuar estos trabajos son, en su mayoría, bastante precarios, lo que, unido a la dejadez propia del sector, hace que haya papeles y productos por todos los lados y convierten aún más difícil cualquier acción o trabajo que se realice. Es importante poner orden antes de desarrollar cualquier acción de trabajo, sea de diario o de planificación, ya que su éxito depende de los medios y la atención que se le dedica.

Las horas de apertura de tienda deben dedicarse exclusivamente, en la medida de lo posible, a la venta y, si hay tiempo, intercalar otras tareas que sean necesarias para el funcionamiento de la actividad. Pero no podemos dejar para última hora los trabajos o tareas como presupuestos, contabilidad etc., ya que el mañana llega y no se hace, se acumula papel sobre papel y tarea sobre tarea hasta llegar al colapso. Cuando no se tiene ningún orden ni rigor es fácil hacerlo mal. Si se hace mal conscientemente, deberíamos preguntarnos para qué lo hacemos.

Un ejemplo muy claro son los presupuestos. Hay muchos que los vamos dejando por algún motivo y se va demorando y demorando hasta el punto que, cuando queremos hacerlos, no tenemos la oferta que teníamos que pedir al proveedor y al cliente seguramente ya no le hace falta. Pero nosotros, por un tema moral, aún le seguimos preparando el presupuesto para quedar bien, sabiendo que no le hace falta a nuestro cliente o está ya fuera de plazo. Además, se genera la incertidumbre de que, si es aceptado por el cliente, nos pone en un compromiso porque no está bien elaborado, al no disponer de toda la información necesaria ni el tiempo de análisis para hacerlo bien. Cuántas veces nos ocurre esto... cuántas veces preparamos la facturación para el cierre del IVA en el tiempo límite, cuántas veces, cuántas veces, cuántas veces...

Organización

Es común hacer la cosas con prisas y fuera de tiempo y debemos priorizar en nuestra ferretería lo que es importante y necesario, como vender. Lo siguiente a esto hay que colocarlo por orden de prioridades y cuadrarlo con nuestra agenda y los tiempos que disponemos para hacerlo. No es la solución dejarlo para mañana, ya que el mañana llega cada día. Debemos organizar y priorizar todos los trabajos y las responsabilidades: sin ninguna duda, tenemos tiempo. Para lo que no tenemos tiempo es para realizar todo lo que teníamos que hacer escalonadamente en un único día: eso es imposible y además lo haremos mal. Esta falta de planificación afecta, y mucho, al buen funcionamiento de la ferretería y, sobre todo, a la facturación. Pero además se ofrece un mal ejemplo en la manera de gestionar el negocio al resto del personal de la empresa.

Sugerencias y comentarios:

  • Debemos separar lo importante de lo urgente.
  • Hay que planificar las tareas con los tiempos que se requieren para desarrollarlas bien.
  • No se puede dejar para mañana lo que se debe hacer hoy.
  • Lo más importante es vender, pero para llegar a realizar una venta debemos organizar, administrar, gestionar, comprar, etc., y todo esto requiere orden y constancia.

Autor:

Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento...

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