Conocer la calidad del stock es algo vital para el buen funcionamiento de nuestra actividad comercial. En el sector de la ferretería y el bricolaje el porcentaje de establecimientos que disponen de un buen conocimiento y calidad de los stocks es muy bajo. No se le da la importancia necesaria al hecho de tener conocimiento en todo momento de lo que tenemos, dónde lo tenemos y qué valor real tiene este material.
- En primer lugar, conocer la cantidad de artículos que disponemos es lo más elemental y necesario, pero en muchas ferreterías esto no forma parte de los estándares de funcionamiento habituales.
- En segundo lugar, resulta vital conocer la localización y ubicación de todos los productos, tarea casi imposible en una gran mayoría de establecimientos, que no disponen ni de espacio adecuado ni de los elementos necesarios para una buena colocación.
- En tercer lugar, saber el valor real del producto es otro de los puntos negros de la gestión de los stocks, especialmente disponer de un valor de los inventarios que no se ajusta ni se corresponde con la realidad. Hay cientos de productos que están en stock y no se pueden vender porque le falta alguna pieza o accesorio, ya que el proveedor ha dejado de fabricarlo, están caducados, en desuso, no cumplen las normativas establecidas para su venta, etc. y siguen figurando por el importe nominal de la compra originaria. La sobrevaloración de los stocks es algo habitual en la ferretería y el bricolaje, al no darle la importancia que tiene el contar con unos buenos procedimientos de gestión que nos aporten la información necesaria. Si los valores reales de nuestros stocks no se ajustan a la realidad, esta situación genera un balance con datos no reales, pudiendo pasar de tener un resultado positivo a tenerlo negativo, con lo que ese hecho conlleva fiscalmente. En más de una ocasión, inconscientemente puede provocar presentar unos datos fiscales equivocados ante la hacienda pública con las consecuencias que puede tener.
Seguramente, alguna de estas preguntas o afirmaciones le resultarán familiares: ¿voy a comprobar si hay en el almacén lo que marca el ordenador? ¿He ido a buscar las tres cajas de tornillos y solo hay dos? ¿Un cliente pregunta si tenemos de una referencia y no se atreven a asegurarlo si no se comprueba físicamente? ¿La referencia de este producto está equivocada? ¿Un producto, por ejemplo la silicona en tubo está caducada? ¿Dónde están los tacos químicos? Etcétera. Es una lista muy larga de preguntas sin respuestas o con una mala respuesta por no disponer de un stock de calidad y poder mantenerlo.
Es tan importante poder contar con un buen stock como tener un buen procedimiento de control para que el stock siempre permanezca al día, tanto en número de unidades como en la calidad de los productos. En la ferretería y el bricolaje el realizar el inventario de nuestros stocks no es una de las tareas que más emocione a ningún empleado, pero en la empresa se debe de hacer de todo, tanto lo que gusta como lo que no.
No es necesario cerrar la tienda
Hoy en día hacer el recuento de los stocks es mucho más fácil al disponer de elementos que facilitan este tipo de trabajo, como pueden ser pistolas lectoras de códigos de RF, terminales portátiles, etiquetas inteligentes, etc. Uno de los tópicos más utilizado sobre los inventarios es el decir que para poder realizar el recuento de nuestros stocks es necesario cerrar todo el establecimiento, afectando a la venta, así como al servicio de nuestros clientes, pero esto no es cierto. Disponemos de infinidad de sistemas que pueden aplicarse al punto de venta sin la necesidad de cerrar, como los inventarios parciales por secciones o departamentos, por ejemplo, que posibilitan el contar nuestros stocks en unos periodos de tiempo o momentos que no necesariamente son el cierre natural de un año a 31 de diciembre.
Otra frase muy común en la ferretería es la de “mañana lo hacemos”. Como bien sabemos todos, estos mañana se hacen eternos y en muchos establecimientos no llegan nunca. Debemos de fijarnos la prioridad de poder disponer de la información de nuestros stocks y su calidad al ser necesaria. Seguramente esto no ocurre cuando ingresamos dinero en una cuenta bancaria; siempre queremos saber en todo momento el saldo que disponemos, ¿verdad? Pues, ¿por qué no hacemos lo mismo con los inventarios que también son dinero? Y a diferencia del que disponemos en la cuenta bancaria, el del stock, si no lo controlamos, puede extraviarse, devaluarse, estropearse etc.
El stock es dinero
No debemos diferenciar el dinero en metálico en nuestra cuenta corriente con el dinero invertido en productos en stocks. ¿Dónde está la diferencia? Conocer los stocks nos facilita la venta al transmitir una seguridad a nuestros vendedores de que los datos que figuran en el sistema informático son reales y así poder garantizar al cliente que nos solicita algún producto su entrega inmediata y que no ocurra algo muy frecuente de haberle dicho que sí y luego cuando se va buscar que sea que no. Es un ridículo espantoso y un generador de mala imagen del punto de venta.
El cliente ve y comprueba la falta de rigor en un aspecto tan importante como saber cuánto tengo para poder vender. También afecta la falta de esta información a tener un sobrecoste en las compras por sobre stocks de una referencia en más de una ocasión. Al comprar productos a nuestros proveedores, según los datos que nos facilita nuestro sistema informático y no siendo real, se genera una compra de más productos o de menos al proveedor por una baja calidad de la información.
Haciendo un breve resumen, es mucho peor lo que nos puede aportar la falta de control de los stocks que el coste del tiempo que debemos de invertir para tenerlo al día. Quedar mal delante de un cliente, aumentar nuestro stock innecesariamente por la compra sin conocimiento de nuestras necesidades, la pérdida de tiempo de nuestros vendedores por no estar seguros de que pueden vender un producto sin averiguar ciertamente que hay en existencia, etc. La lista de despropósitos es muy larga.
Este problema de la falta de interés de los propietarios de las ferreterías o hasta de los propios empleados es bastante común en muchos sectores, pero en el caso de la ferretería y el bricolaje es peor, al disponer de instalaciones en más de una ocasión inadecuadas; la diversidad de las miles y miles de referencias hacen pesado y difícil de gestionar el control del stocks; la duplicidad de ubicación, la falta de recursos humanos, etc., y lo más importante, no disponer de un plan de acción con un procedimiento para realizarlo.
Para este tipo de tarea podemos contar con el apoyo de algún especialista consultor en optimización del punto de venta, que aportará sistemas para reducir y facilitar toda esta labor de puesta al día y recuento de los stocks, haciéndolo con facilidad y sin ningún tipo de complicación. Contamos con una larga experiencia en dar soluciones a este tipo de problemas, al ser uno de los más comunes y repetitivos en la mayoría de tiendas.
Debemos pensar por un momento si entrara por la puerta un posible comprador de nuestro negocio y nos preguntara por cuánto le vendemos la ferretería, que nos expide un cheque al momento. ¿Se pondría a contar los stocks para darle un cifra que se acerque a la realidad? ¿O perdería la oportunidad por no contar con esta información tan vital en ese momento? Realizar el inventario y disponer de un control de la calidad de nuestros stocks en necesario para el buen funcionamiento de nuestra ferretería, no importa el tamaño ni el estado del establecimiento. Lo único que cuenta es el propósito de hacerlo y la necesidad de disponer de esa información para el buen funcionamiento del negocio y el de generar ventas.
Sugerencias y comentarios:
- Conocer la calidad de los stocks no es una obligación, es una necesidad.
- No disponer de un buen control de nuestros stocks nos puede generar problemas con una menor cifra de venta y en la pérdida de clientes.
- El tiempo necesario para poder realizar el control y la gestión de los inventarios de nuestros stocks no es proporcional al beneficio que nos llega a aportar.
- No podemos dejar para mañana lo que debemos hacer hoy. Debemos empezar cuanto antes a contar nuestros productos, saber dónde están ubicados y en qué estado se encuentran, para facilitar su venta.
Antonio Valls, director general de SystemShop Consulting S.L.
Con más de 24 años de experiencia en gestión e innovación en el punto de venta, Antonio Valls es un apasionado del sector de ferretería y bricolaje.
SystemShop Consulting S.L. es una empresa especializada en la optimización e innovación en el punto de venta (retail). Busca y da soluciones efectivas a cualquier problema: imagen del establecimiento, ‘lay out’, formación del personal, imagen corporativa, gamas de producto, negociaciones con proveedores, gestión de compras, ‘mystery shopper’, implantaciones, iluminación, rotulación y señalización, escaparates, gestión del punto de venta, indumentaria, distribución interior, decoración interior del establecimiento, lógica de funcionamiento…
